Table des matières

Introduction 1.1

La base de contacts 1.2

Ajouter des contacts 1.2.1

Ajouter des relations 1.2.2

Supprimer des contacts 1.2.3

Éviter les doublons 1.2.4

Dédoublonner les contacts 1.2.5

Maintenir une base optimale 1.2.6

Importer des contacts 1.2.7

Les recherches de contacts 1.3

Trouver des contacts 1.3.1

Explorer les contacts trouvés 1.3.2

Traîter les contacts trouvés 1.3.3

Sauvegarder une recherche 1.3.4

Les listes de contacts 1.4

Regrouper des contacts 1.4.1

Combiner des listes 1.4.2

Obtenir des contacts liés 1.4.3

Gérer les inscriptions 1.4.4

Les communications personnelles 1.5

Transmettre un message par courriel 1.5.1

Préparer un publipostage 1.5.2

Les communications massives 1.6

Déterminer les destinataires 1.6.1

Envoyer une infolettre (Mosaico) 1.6.2

Faire le suivi des envois 1.6.3

Les événements et leurs participants 1.7

Gérer des événements 1.7.1

Gérer des participants 1.7.2

Lister des participants 1.7.3

Alerter des participants 1.7.4

Les adhésions des membres 1.8

Gérer des membre 1.8.1

Lister des membres 1.8.2

Alerter des membres 1.8.3

Les contributions 1.9

Traîter des achats 1.9.1

Produire des factures 1.9.2

Produire des recus 1.9.3

Produire des remerciements 1.9.4

Exporter des transactions 1.9.5

Les dossiers 1.10

Annexes 1.11

Formulaire de relation 1.11.1

Formulaire d'envois massif (traditionnel) 1.11.2

Formulaire de courriel 1.11.3

Formulaire de rappel d'événement 1.11.4

Formulaire d'ajout d'événement 1.11.5

Introduction

Introduction

Ce guide a été conçu pour assister les personnes qui travaillent avec CiviCRM sur une base régulière. Il sert de référence pour accomplir des tâches communes.

À propos de cette édition

Édition du 2020-04-15.

La dernière version de cette édition de Savoir utiliser CiviCRM est mise disponible gratuitement sur la page de documentation publique de la Coop SymbioTIC :

https://doc.symbiotic.coop/public

Ce document peut être consulté en ligne à partir d’un navigateur web :

https://doc.symbiotic.coop/public/guide-civicrm

Il peut aussi être téléchargé sous différents formats pour une lecture hors ligne :

Format PDF

Format EPUB

Format MOBI

Savoir utiliser ce guide

Ce guide n'est pas conçu pour être lu du début jusqu'à la fin, mais pour être consulté sur demande.

Il est découpé en plusieurs sections, chacune axée sur un aspect spécifique de CiviCRM. La page d'introduction de chaque section en présente les grandes lignes tout en apportant des précisions adaptées au contexte de la Coop SymbioTIC. Les chapîtres de chaque section regroupent une série de procédures sous des titres évocateurs, ce qui devrait vous permettre d'accéder au soutien voulu rien qu'en parcourant la table des matières.

Chaque page décrite par un verbe d'action est conçue pour vous aider à répérer facilement les renseignements et procédures recherchées :

Les rubriques d'aide sont identifiées par des titres en majuscules oranges

Les procédures en majuscules bleues regroupent les différentes opérations à accomplir pour compléter une opération ou une étape d'un processus

Les titres en minuscules oranges sont des notes et des avertissement qui rendent compte de certaines particularités à retenir

Les titres soulignés et les italiques grissées se réfèrent aux champs et aux sections de formulaires à remplir ou à des termes qui sont définis

La version web de ce guide intègre, en plus, un moteur de recherche qui, à partir de mots clé, peut vous retourner une liste des pages qui les abrite.

Appel aux contributeurs

Ce livre est toujours en cours de rédaction. Des chapîtres s'ajouteront; d'autres seront remodelés pour faire place à des révisions. Ses contenus seront adaptés aux versions et aux particularités de CiviCRM hébergées par la Coop SymbioTIC. Des images seront graduellement intégrées au livre pour faciliter sa compréhension. Les fautes seront corrigées dans l'édition qui suivra leur interception.

N’hésitez pas à nous contacter si vous jugez que certaines explications nécessitent des clarifications ou si vous y répérez des fautes. Nos correctifs seront publiés lors d’une prochaine révision. Vous pouvez aussi contribuer à ce manuel en nous faisant part de vos notes à info@symbiotic.coop.

Autres ressources

Les outils et ouvrages qui suivent sont offerts gratuitement par la communauté CiviCRM à ses utilisateurs :

Le calendier des événements affiche les dates des prochaines rencontres et présentations qui concernent CiviCRM.

Le guide d'utilisateur officiel (partiellement traduit en français) aide les utilisateurs de CiviCRM à mettre en place leur propre GRC et à s'approprier de certains aspects de l'outil.

Le site de documentation de CiviCRM (en anglais) héberge une version récente des différents livres destinés aux utilisateurs, aux administrateurs et aux développeurs de CiviCRM ainsi qu'une documentation technique sur certaines extensions.

Le Stack Exchange de CiviCRM (en anglais) est un espace soutenu par des bénévoles où les utilisateurs et les développeurs de CiviCRM peuvent poser des questions précises sur les aspects techniques de l'outil ou contribuer leurs réponses.

Le Mattermost de CiviCRM (en anglais, sauf sur le canal francophone) est une messagerie collaborative en temps réel où il est possible de clavarder avec d'autres utilisateurs ou personnes impliquées dans le projet.

Le Forum de CiviCRM (en anglais, sauf pour le groupe francophone) est un espace de discussion sur différents aspects de CiviCRM. (Il est beaucoup moins actif depuis le lancement du Stack Exchange et du Mattermost.)

Le gitlab de CiviCRM (en anglais et pour les initiés seulement) est un outil de gestion de projets associés à CiviCRM.

Le github de CiviCRM (en anglais et pour les initiés seulement) est plutôt réservé au développeurs qui voudraient déclarer des bogues, en faire le suivi et contribuer des correctifs à CiviCRM.

Une recherche globale a été mise en place pour qu'on puisse parcourir la multitude des ressources CiviCRM à partir d'un seul endroit.

La Coop SymbioTIC offre quant à elle :

Un site de documentation pour les utilisateurs et développeurs de CiviCRM. Ce livre y est hébergé.

Des forfaits d'hébergement sans souci et d'assistance technique, en plus des services de planification et de développement de nouveaux projets.

La base de contacts

La base de contacts

La fiche contact est l'élément central d'une base de données CiviCRM.

Figure 1.2.1. La fiche d'un contact CiviCRM est le point de rencontre de toutes les données qui sont associées à un contact.

Les types de contact

Le GRC de la Coop SymbioTIC prévoit les types de contact suivants :

Type de contact | Nom affiché | Description
Individu | Nom et Prénom | Une personne physique
Organisation | Nom de l'organisation | Une personne morale (organisme, entreprise, institution)
Ménage | Nom du ménage | Le ménage se distingue d'une organisation dans ce sens où il regroupe les membres d'une famille. Dans bien des cas, ce type de contact peut être ignoré.

Chaque type de contact se distingue des autres par un ensemble de champs qui lui sont propres. Les champs personalisés qu'on ajoute peuvent ainsi être réservés à certains types de contacts.

Par exemple:

Les Nom, Prénom, Employeur, Profession, Surnom, et la section des Données démographiques (Sexe, Date de naissance / Âge) sont réservés aux individus

Le Nom légal et le Code NAICS sont réservés aux organismes

Les champs de la fiche de contact

Cordonnées

Chaque contact peut lister plusieurs types de coordonnées :

Courriels

Téléphones

Adresses

Sites web

Messageries instantannées

Préférences de communication

La section permet d'établir le mode et les conditions de communications avec le contact :

Protection de la vie privée

Ne pas téléphoner

Le contact refuse d'être contacté par téléphone.

Ne pas envoyer de courrier

Le contact ne veut pas recevoir de communications par la poste.

Ne pas envoyer de courriel

Cette option exclut le contact de tous les envois massifs (CiviMail ou Mosaico) et des messages privés — seuls les avis automatisés seront retransmis.

Ne pas envoyer de sms

Cette option exclut le contact de toute transmission par SMS.

Ne pas échanger

Les données du contacts ne doivent en aucun cas être transmises à un tierce parti.

Pas d’envoi massif

Cette option exclut le contact de tous les envois massifs (CiviMail ou Mosaico).

Moyen de communication préféré

Permet de préciser par quel moyen le contact devrait être rejoint en priorité : Téléphone, Courriel, Courrier postal, SMS, Fax

Langue préférée

Certains envois massifs pourraient être limités à la langue préférée d'un contact

Les onglets

Contributions : l'ensemble des commandes, paiements, factures, dons, reçus faits par le contact

Adhésions : le portrait des adhésions du membre

Activités : L'historique des actions faites auprès du contact et le calendrier des interventions prévues (ex: communications, rendez-vous)

Événements : l'ensemble des événements auxquels le contact s'est inscrit et a participé

Relations : les liens entretenus par le contact auprès de d'autres contacts

Groupes : les listes de contacts

Notes : des commentaires libres sur le contact

Étiquettes : des indicateurs aidant à marquer et retrouver rapidement des contacts

Journal : un historique des modifications faites auprès du contact

Ajouter des contacts

Ajouter des contacts

Ajouter un nouveau contact

Sous le menu Contacts du menu principal, choisir le type de contact à ajouter.

Figure 1.2.1.1. Le menu Contacts présente des liens de création pour chaque type de contact disponible à la base de données.

Déterminez le type du contact

Avant d'ajouter un contact à la base de données, il est nécessaire de déterminer de quel type de contact il s'agit.

CiviCRM reconnaît trois types de contact de base :

L'individu

L'organisation, incluant les entreprises et les institutions et on pourrait

Le ménage (disponible sur certains sites seulement), aussi appelé famille, qui sert à regrouper des individus sous un même toit

Les type de contacts disponibles pour votre organisme sont énumérés sur la page intitulée La base de contacts.

Votre contact est-il mieux décrit par un sous-type?

Dans certains cas, il est possible de spécifier un sous-type de contact. Un sous-type étend un contact avec de nouveaux attributs spécifiques à son rôle.

Par exemple :

Sur le GRC du Ministère des ressources en économie sociale (exemple fictif), une Institution scolaire se distingue des autres Organisations en faisant partie d'une commission scolaire et offrant en certains programmes dans une ou plusieurs langues d'enseignement.

Le Centre du pré-emploi de l'est du Québec définit un Bénévole comme un Individu avec un ou plusieurs champs d'expertise, pour lequel on peut connaître ses disponibilités et compiler un cummul d'heures de travail.

Un même contact peut avoir plusieurs sous-types qui étendent ses caractéristiques.

Prenez soin de bien nommer vos contacts

Adoptez une syntaxe uniforme

Entendez-vous sur certaines normes de base pour bien décrire vos contacts. Cela vous évitera d'accummuler des copies d'un même contact sous des noms semblables.

Par exemple:

Gérald Prudhomme n'est pas le même homme que Gérald Prud'homme.
La Cie Créole ne tient pas la même compagnie que La Compagnie Créole.

Chaque organisme devrait, autant que possible, être décrit par un nom unique. Les individus qui partagent un même nom se distinguent plus souvent, quant à eux, par une adresse courriel distincte. Voir Fusionner des doublons pour en savoir plus sur le sujet.

Identifiez les organismes à plusieurs paliers

Certains organismes, entreprises ou institutions possèdent plusieurs branches ou départements. Pour bien différencier les multiples instances d'un organisme, le nom d'une organisation devrait habituellement inclure celui de son palier.

Par exemple :

Université de Victoriaville à Vancouver : Faculté des arts et sciences
Université de Victoriaville à Vancouver : Département de communication

Notez les abbréviations

Pour faciliter la recherche des organismes par leur abbréviation, il peut être utile de l'indiquer à l'intérieur de leur nom.

Par exemple :

L'Office des abbréviations des organismes sociaux enregistrés au Québec (OAOSEQ)

Isolez les déterminants

Afin d'obtenir un tri plus significatif des résultats de recherche, on peut opter de déplacer le déterminant d'un organisme vers la fin de son nom.

Par exemple :

Office des abbréviations des organismes sociaux enregistrés au Québec [L'] (OAOSEQ)

Ajouter un contact composé

Dans bien des cas, l'ajout d'un item de carnet d'adresses à sa base impliquent la création de deux fiches : celle d'un employé et celle de son employeur.

Si vous souhaitez enregistrer une organisation avec ses différents représentants, il faudra donc créer dans CiviCRM un contact organisationnel et autant de contacts individuels qu'il y a de représentants.

Associez les individus à leur employeur lors de leur création

Figure 1.2.1.2. Le formulaire d'ajout et de modification d'un contact permet d'associer rapidement un individu à son employeur.

Le champ Employeur qui se trouve sur une fiche personnelle permet d'associer rapidement une organisation à un individu. Si l'organisation n'existe pas, elle sera ajoutée à la base.

Voir le chapître Ajouter des relation pour en savoir plus sur le sujet.

Ajouter des relations

Ajouter des relations

Les contacts d'une base de données sont liés les uns aux autres selon le rôle qu'ils jouent entre eux. Ce chapître explique comment gérer ces relations.

Visualiser les relations entre les contacts

Figure 1.2.2.1. L'onglet des relations permet de visualiser l'ensemble des contacts qui sont liés à une fiche et d'en ajouter de nouvelles.

Les relations périmées ne sont pas listées parmi les relations actuelles

Certaines relations peuvent être inactives ou terminées (leur date de fin se situe dans le passé). Elles seront alors ignorées dans le décompte des relations, puis reportées plus bas sur la page, sous le titre Relations inactives.

Pour en savoir plus sur le statut d'une relation, consulter la section Déterminez le statut et la date d'une relation en annexe.

Lier les individus aux organismes qu'ils représentent

La relation d'employé-employeur est la relation principale qui sert à lier les individus aux organismes qu'ils représentent. La définition exacte d'employeur peut ainsi varier selon l'usage qu'on en fait.

Par exemple :

Le Collectif des coopératives solidaires unies fait usage de la relation employé-employeur pour associer divers individus à la coopérative dont ils font partie, qu'il s'agisse de membres travailleurs ou non.

Associez les individus à l'organisme qui les représente par des relations d'employé-employeur

La plupart des contacts individuels sont associés à un organisme principal qu'ils représentent ou qui les emploie. Dans CiviCRM, l'employeur d'un contact possède sa propre fiche. Elle est liée à l'individu par une relation d'employé-employeur.

Par exemple :

La directrice des communications de l'OAOSEQ, Mme Emma Graan, est représentée par une relation entre deux contacts :

Un contact individuel : Mme Emma Graan, dont le titre est «Directrice des communications»

Un employeur : Office des abbréviations des organismes sociaux enregistrés au Québec [L'] (OAOSEQ)

Ces deux contacts sont liés par une relation d'employé-employeur.

Les individus ne sont pas restreints à qu'un seul employeur

Figure 1.2.2.2. Seul l'employeur principal d'un individu est affiché au résumé de sa fiche.

Les fiches et les formulaires qui servent à modifier les individus peuvent lier ces contacts qu'à un seul employeur actuel. Pour associer un individu à plus d'un employeur, il faut se rendre sur l'onglet Relations d'un des contacts impliqués et appuyer sur le bouton Ajouter une relation.

Ajouter d'autres types de relations

Chaque GRC est configuré avec son propre lot de relations pertinentes.

Exemple :

Les organismes membres du Réseau des organismes écologiques avec un logo vert possèdent deux contacts principaux :

La Direction générale relie un organisme vert à sa directrice ou son directeur général

Son Contact administratif est la personne qui a été mise en charge de garder à jour son adhésion et répondre à d'autres requêtes administratives

Chacune des relations joue un rôle particulier. Elles nous permettent de faire référence au bon contact selon la situation. Dans notre exemple, on ne fera appel à la direction générale que dans les cas exceptionnels et au contact administratif la plupart du temps. Chez certains organismes, il pourrait s'agir de la même personne.

L'ensemble des relations disponibles sur un site sont listés sous le menu Administrer → Personnaliser les données et écrans → Types de relation.

Les contacts ne sont pas restreint qu'à un seul rôle

Il est tout à fait possible d'avoir plusieurs relations entre les mêmes personnes.

Par exemple :

La Directrice Générale du Centre d'information en solutions pharmaceutiques peut aussi être son contact principal.

Détailler une relation

Consulter l'annexe Formulaire de relation pour une explication détaillée du formulaire.

Supprimer des contacts

Supprimer des contacts

Placer des contacts à la corbeille

Les contacts qui sont supprimés sont mis à la corbeille. Ces contacts sont normalement ignorés par les recherches.

Les contacts supprimés peuvent être retrouvés par la recherche avancée en cochant l'option Rechercher dans la corbeille.

Sortir les contacts de la corbeille

Suite à une fouille dans la corbeille :

Cliquez sur le lien Restaurer pour sortir un seul contact de la corbeille, ou

Cochez un lot de contact, puis choisissez l'action Contact - restaurer de la corbeille

Supprimer définitivement des contacts

Suite à une fouille dans la corbeille, cliquer sur le lien Supprimer définitivement pour sortir un seul contact de la corbeille ou choisir l'action Contact - supprimer définitivement pour sortir tous les contacts sélectionnés de la corbeille.

Lorsqu'un contact mis la corbeille est supprimé définitivement, toute les données associées à ce contact (adhésions, contributions, etc.) sont détruites et ne peuvent plus être retracées.

Éviter les doublons

Éviter les doublons

Un doublon se produit lorsque deux fiches distinctes servent à identifier le même contact.

Comprendre les causes des doublons

Les doublons se produisent généralement pendant l'une des situations suivantes :

Imports de contacts

Entrées de données par les administrateurs

Récolte de données par le biais de formulaires publics

Ils sont causés par l'insertion de données qui ne peuvent pas être reliées aux contacts existants d'une base de données.

Par exemple:

Dans une base de données qui liste un organisme nommé «Université de Victoriaville à Vancouver (UVÀV)», un utilisateur remplit un formulaire où le nom de son organisme est «UVÀV».

Le logiciel ne sait pas deviner qu'il s'agit du même organisme parce que les deux noms sont orthographiés différemment.

Un doublon pourrait aussi se produire si l'on jugeait qu'il serait risqué de laisser la machine fusionner deux organismes du même nom à partir des données fournies.

Savoir éviter les doublons

À chaque fois qu'un contact est ajouté à la base de données, un mécanisme s'enclenche pour vérifier s'il doit être fusionné à un contact existant. Si ses champs principaux sont identiques, les deux contacts pourraient être automatiquement fusionnés.

Par exemple:

Sur le site d'un organisme où les différents membres d'une famille peuvent partager une même adresse courriel :

Chaque individu est identifié par un courriel et prénom unique

Chaque organisation est identifié par un nom d'organisation unique

Si, suite à la soumission d'un formulaire, deux contacts possèdent le même identifiant (ex: même courriel et prénom ou même nom d'organisation), la situation sera automatiquement détectée et les contacts pourraient être fusionnés.

Il est possible de programmer des règles de fusions plus sophistiquées lorsque la méthode habituelle s'avère insuffisante.

Prenez-connaissance règles de fusion qui sont en vigueur sur votre site

Chaque type de contact possède ses propres règles de fusion. Celles-ci sont placées sous le menu Contacts → Trouver et fusionner les contacts en double.

Il existe trois types de règles de fusion :

Celles qui sont suggérées suite à l'enregistrement d'un formulaire administratif et qui doivent être validées par un administrateur du site avant d'être appliquées. Ces règles sont dites supervisées.

Celles qui s'opèrent automatiquement sur les formulaires publiques et les imports de données suite à l'enregistrement de nouvelles données. Ces règles sont dites non-supervisées, et elles sont normalement plus strictes que les autres.

Les autres règles sont strictement appliquées sur demande par un administrateur du site. Ces règles sont dites générales.

Les règles de fusion qui ont été choisies visent à minimiser l'insertion de doublons tout en autorisant un maximum de variété dans la manière d'identifier vos contacts.

Adoptez des normes de rédaction pour les champs principaux de vos contacts

Les variations de syntaxe au niveau des champs principaux d'un contact sont succeptibles de produire des doublons. Il est donc important d'établir certaines normes pour bien nommer ses contacts. Nous avons émis quelques recommandations à cet effet au chapître Ajouter un nouveau contact.

L'absence ou la présence d'accents, de majuscules ou de minuscules parmi les champs principaux ne devraient pas empêcher l'identification des doublons, mais les symboles de ponctuation doivent rester consistants entre les contacts.

Sachez répondre aux demandes de fusion assistée

Figure 1.2.4.1. Un dialogue s'impose à l'administrateur quand il remplit les champs d'un contact qui ressemble à un doublon.

Lorsqu'un remplissage de formulaire enclenche le détecteur de dédoublonnage supervisé, l'administrateur du GRC est immédiatement alterté de la situation. Comme la fiche à ajouter pourrait être un doublon, on propose à l'administrateur d'accéder au contact similaire afin d'éviter la copie inutile.

Figure 1.2.4.2. Un dialogue empêche l'administrateur d'ajouter un contact qui ressemble à un doublon.

Si l'on tente d'enregistrer la fiche suspecte, le détecteur exige qu'on appuie sur le bouton Enregistrer les contacts correspondants pour confirmer l'opération. (Ce bouton est situé plus bas dans la région intitulée Détails du contact de la fiche.) Les boutons Enregistrer et Enregistrer et en créer un nouveau ne feront que répéter le message, sans sauvegarder le contact.

Figure 1.2.4.3. Un dialogue propose un dédoublonnage à l'administrateur quand il tente de modifier un contact qui ressemble à un doublon.

Si l'on tente de modifier une fiche qui semble exister en double dans la base de données, le détecteur continuera d'exiger qu'on appuie sur Enregistrer les contacts correspondants pour confirmer l'opération. On pourra consulter ou modifier le contact similaire ou fusionner les deux fiches en cliquant sur un des liens présentés par la boîte de dialogue.

Vérifiez manuellement la présence de doublons

Il existe des situations sensibles où une fusion automatique ne serait pas désirable et des circonstances où il n'est pas possible de détecter les doublons. À ce moment, il une intervention manuelle est requise pour dédoublonner les contacts.

Voici quelques exemples de situations qui peuvent exiger un dédoublonnage manuel :

Un des champs principaux d'un doublon est orthographié différemment

Le formulaire utilisé pour l'ajout d'un contact a été configuré pour ne pas opérer de fusions (l'opération pourrait être risquée si elle est automatisée)

Un import de données n'a pas pris en charge les fusions

Un administrateur n'a pas confirmé une fusion assistée

Dédoublonner les contacts

Dédoublonner les contacts

Choisir les doublons à éliminer

Dédoublonnez suite à une recherche

Si vous répérez deux contacts similaires suite à une recherche :

Cochez les contacts similaires

Faites appel à l'action Contact - Fusionner

Détectez les doublons potentiels

Méthode A : À partir du détecteur de doublons

Les règles de dédoublonnages peuvent elles-même servir de recherche pour identifier les doublons potentiels. Pour accéder à ces règles/recherches :

Rendez-vous sous le menu Contacts → Trouver et fusionner les contacts en double

Répérez une règle à inspecter

Cliquez sur son lien intitulé Utilisez cette règle

Si vous choisissez un groupe, sur la page qui suit, vous pourrez restreindre de dédoublonnage aux contacts qui font partie de ce groupe

Le prochain écran listera, s'il y a lieu, des paires de contacts qui sont potentiellement des doublons

Rappelons-nous que les règles Non-supervisée sont plus sévères que les règles Supervisées et que les règles d'usage Général pourraient ratisser large. Moins la règle est sévère, plus il est important pour l'administrateur d'user de son jugement avant de combiner deux contacts.

Méthode B : À l'aide d'une recherche de contacts

Le détecteur de doublons peut faillir à détecter les contacts similaires quand leurs noms diffèrent légèrement. Dans l'exemple qui suit, nous avons retrouvé deux instances de l'Université de Victoriaville à Vancouver, que nous allons fusionner, en les sélectionnant, puis en choisissant l'option Contact - fusionner du menu d'actions.

Figure 1.2.5.1. Il est possible de fusionner des contacts à partir de n'importe quelle page de recherche.

Dans les cas où il n'est pas possible de retrouver deux contacts à fusionner à partir d'une même recherche textuelle, il peut être nécessaire de développer certaines tactiques pour les regroupper sous un même résultat de recherche. Vous pourriez, par exemple, renommer temporairement l'un des contacts ou leur appliquer une même étiquette.

Fusionner les doublons

Une fois que les candidats au dédoublonnages sont trouvés, il ne reste plus qu'à choisir les contacts à fusionner puis à appliquer l'opération.

Figure 1.2.5.2. La liste des doublons trouvés présente les candidats potentiels au dédoublonnage.

Fusionnez les contacts par lot

Les boutons Fusionnez tous les doublons par lot et Fusionnez par lot les doublons sélectionnés vous permettront de fusionner rapidement les contacts qui ne se contredisent pas.

Fusionnez deux contacts champ par champ

Figure 1.2.5.3. La page de fusion assistée permet de choisir et visualiser les champs qui seront écrasés et ceux qui ne le seront pas.

Maintenir une base optimale

Maintenir une base optimale

Assainissez les coordonnées de vos contacts

Vérifiez périodiquement les courriels suspendus

Afin de conserver un répertoire d’adresses valides, il est important de faire une vérification périodique des courriels marqués Suspendu. Cette opération peut être faite soit après chaque envoi massif, soit à intervalle régulier (ex: une fois par mois). Comme cette tâche de maintenance n’est pas automatisée, il est habituellement nécessaire de contacter les individus ou les organismes visés pour obtenir leurs nouvelles coordonnées.

Maximiser la fiabilité de votre base de donnée

Fusionnez vos doublons sur une base régulières

Les doublons peuvent causer une foule de tracas. Quand les données d'un contact son segmentées sous plusieurs fiches, on peut difficilement :

Être certain d'avoir toutes les données d'un contact en main quand on accède à sa fiche

Savoir quelles données ont la priorité sur d'autres

Obtenir des rapports statistiques fiables

Retracer l’historique d’un contact

Éviter des traîtements redondants (ex: facturations multiples, envois postaux répétitifs, désinscriptions qui n'en finissent plus, etc.)

Référez-vous aux chapîtres Éviter les doublons et Fusionner les doublons.

Améliorer la performance du site

Désactivez les groupes abandonnés

En plus d'améliorer la performance du site, la désactivation des groupes abandonnés permet d'alléger l'affichage et de faciliter l'utilisation du site.

Éliminez les étiquettes inutiles

En plus d'améliorer la performance du site, l'élimination des étiquettes inutiles permet d'alléger l'affichage et de faciliter l'utilisation du site.

Importer des contacts

Importer des contacts

La fonction d'import de contacts est accessible à partir du menu Contacts → Importer des contacts.

Cet méthode permet l'ajout et la modification d'un lot de contacts à partir d'un fichier externe. Elle exige que :

Le fichier fourni soit en format CSV

Les valeurs de chaque colonne à importer corresponde au format du champs qui la reçoit (ex: l'identifiant d'un groupe ou d'une liste de valeur doit se retrouver dans la base de données)

Chaque contact soit reconnu par un identifiant unique (ex: courriel, no de contact, identifiant externe)

Réaliser un import de contacts

Réviser le fichier de données à importer

L'import de donnée est restreint aux feuilles de calculs structurées par colonne. En temps normal, la première ligne de chaque colonne correspond au nom de cette colonne.

Par exemple :

Courriel,Code postal,Sexe,Groupe d'âge,Région,Premier résultat,Premier résultat secondaire,Deuxième résultat,Deuxième résultat secondaire,Acceptation de transmission des données,

Ces feuilles de données peuvent être ouvertes dans un outil comme LibreOffice ou Microsoft Excel.

Corriger les valeurs inconnues

Les valeurs des colonnes doivent correspondre à des données qui sont reconnues par CiviCRM. Elles doivent donc faire référence aux listes de valeurs qui sont utilisées par la base de données. Il pourrait être nécessaire d'éditer le jeu de données dans un fichier Excel, puis substituer les valeurs de certaines colonnes.

Par exemple :

Colonne | Valeur initiale | Valeur importable
Sexe | H | Masculin
Sexe | F | Féminin
Acceptation de transmission de données | Oui | 1
Acceptation de transmission de données | Non | 0
Groupe d'âge | -18 | 1
Groupe d'âge | 18-25 | 2
Groupe d'âge | 26-35 | 3
Groupe d'âge | 36-45 | 4
Groupe d'âge | 45 | 5

Exporter le fichier de données vers un format de données CSV

Cette documention existe à titre indicatif. Elle pourrait ne pas corresponde pas exactement à éditeur de feuille de calculs. Référez-vous à une documentation appropriée au besoin.

Cliquez sur le bouton Office et choisssez l'option Enregistrer sous.

Dans la boîte de dialogue Ouvrir sous, sélectionnez votre dossier de destination et nommez votre fichier .csv à exporter. Sélectionnez CSV (délimité par des virgules), puis Enregistrer en tant que type de la liste déroulante.

Importer le jeu de données dans CiviCRM

Sous le menu Contacts, accéder à l'option Importer des contacts.

Première étape

Remplir le formulaire en prenant soin de bien informer les champs en jaune, comme suit :

Attention :

Le séparateur de champs d'importation doit correspondre à celui de l'export Excel vers CSV. Si vous choisissez plutôt d'utiliser le point-virgule (;) lors de l'export CSV, par exemple, cette décision doit se refléter ici.

Si l'adresse courriel du contact est déjà présente au CRM, le champ Pour les contacts en double précise le comportement à adopter lors de l'import.

Ignorer : La ligne ne sera pas importée

Mettre à jour : Chaque champ sera écrasé avec la nouvelle valeur

Remplir : Seules les champs vides seront renseignés

Ne pas vérifier : Le contact sera importé en double (à éviter autant que possible!)

Chaque mapping reconnait les colonnes du fichier à importer et les associera aux champs correspondants dans CiviCRM. Il demeure valide à condition que l'ordre, le nombre et le nom des colonnes reste les mêmes.

Deuxième étape

En appuyant sur le bouton Continuer, vous pourrez valider que chaque colonne est bien importée dans le bon champ et corriger les mappings s'il y a lieu.

Troisième étape

S'il y a des erreurs au jeu de données, elles seront mentionnés sur la page qui suit. Il sera possible de télécharger un fichier avec un descriptif des champs erronnés. Il faudra alors revenir au fichier Excel pour le corriger avant de reprendre le processus à partir de l'export du fichier vers un format CSV.

Si tout est en ordre, le nombre total de lignes valides sera égal au nombre total de lignes. La dernière étape avant l'import ressemblera à l'écran qui suit.

Pour ajouter les contacts importés à un groupe, il suffit de sélectionner le nom du groupe correspondant.

Appuyer sur le bouton Importer maintenant pour initier l'import.

Les recherches de contacts

Les recherches de contacts

Une fois que sa base de contact est bien renseignée, les recherches deviennent de puissants outils capables d'extraire des listes de contacts qui répondent à diverses demandes.

Trouver des contacts

Trouver des contacts

Les différentes recherches énumérées ici sont listées sous le menu Rechercher.

Les fouilles qui ne sont pas présentes au menu Rechercher devraient être situées sous l'item des Recherches personnalisées.

Fouiller à l'aide des recherches globales

Ces quatre recherches principales comblent la plupart des besoins des utilisateurs. Tandis que le bloc de recherche rapide et la recherche de contact visent la simplicité, la recherche avancée et le constructeur de recherches visent l'exhaustivité.

Utilisez le bloc de recherche rapide pour répérer un contact instantanément

Figure 1.3.1.1. Le bloc de recherche situé au coin supérieur gauche de l'écran permet de retrouver rapidement un contact à partir d'un attribut donné.

Les recherches accomplies par le bloc de recherche rapide peuvent ensuite être raffinées par une recherche avancée.

Précisez un critère de recherche

La fouille par Nom / Courriel est normalement l'option par défaut. Il est toutefois possible de changer ce critère de recherche en cliquant sur la loupe, située à droite de la boîte de recherche.

La recherche par nom de contacts se fait dans l'ordre d'affichage

Il est important de respecter l'ordre d'affichage des noms et prénom quand on fait une recherche par de contact par nom. Il est donc recommandé d'inscrire d'abord le nom de famille du contact, suivi d'une virgule et enfin de son prénom. Une fouille par un prénom suivie d'un nom pourrait s'avérer moins fructueuse.

Tirez avantage des suggestions automatisées

La saisie automatique proposera jusqu'à 10 contacts qui correspondent au critère de la recherche. Pour accéder directement à la fiche d'un contact de la liste, il suffit de cliquer sur son nom.

Utilisez la recherche des contacts pour les recherches simples

Figure 1.3.1.2. La recherche de base peut retrouver les contacts par nom, courriel, groupe, étiquette et type de contact.

Accéder à la recherche de base.

Utilisez la recherche avancée pour les fouilles détaillées

Cette recherche multi-critères permet de retrouver des contacts en filtrant la base de données par n'importe lequel de ses attributs.

Accéder à la recherche avancée.

Utilisez le constructeur de recherches personnalisées pour les fouilles plus précises

Cette recherche multi-critère ajoute la flexibilité de pouvoir préciser un opérateur pour chaque attribut fouillé.

Figure 1.3.1.3. Le constructeur de recherches personnalisées permet de préciser un opérateur pour chacun des champs fouillés.

Cet outil est particulièrement utile pour retracer des champs non-informés ou qui répondent à des critères irréguliers.

Par exemple :

Afin de publier un répertoire des organismes, le Réseau des organismes écologiques avec un logo vert voudrait inviter tous leurs membres dont l'adresse ou la description est inconnue à mettre à jour leur fiche contact.

Accéder au constructeur de recherches personnalisées.

Fouiller à l'aide des groupes et les étiquettes

Naviguez parmi les groupes

La liste des contacts d'un groupe est accessible à partir du lien Contacts situé à dans la liste.

Puisque les groupes dynamiques sont des recherches enregistrées, il est possible de raffiner les résultats de recherche d'un groupe sans pourtant modifier le groupe.

Cliquez sur Trouvez des contacts dans ce groupe pour modifier ses critères de recherche.

Accéder à la liste des groupes.

Naviguez parmi les étiquettes

Il n'y a présentement pas de moyen de naviguer parmi les étiquettes d'un contact, mais la recherche de base permet de trouver rapidement les contacts étiquetés.

Fouiller à l'aide des recherches personnalisées

Les recherches personnalisées sont conçues pour accomplir des fouilles très précises. Elles peuvent varier d'un site à l'autre, puisqu'elles sont souvent produite sur mesure pour les besoin d'un client. On ne liste ici que les recherches les plus communes.

Accéder aux recherches personnalisées.

Recherchez un texte dans les contenu

Cette recherche trouve les occurences d'un texte dans la base de données. C'est la moins précise des recherches disponibles. Elle reste utile pour retracer les contacts à partir du contenu des messages qui ont été échangés avec ceux-cis.

Accéder à la recherche de contenu.

Combinez des résultats de recherche

Consulter le chapître Combiner des listes de contacts pour en savoir plus.

Accéder à la recherche combinée.

Retrouvez des contacts liés à ceux qui sont retournés par une recherche

Consulter le chapître Combiner des listes de contacts pour en savoir plus.

Accéder à la recherche de contacts liés.

Fouiller à l'aide des recherches ciblées

Certaines recherches visent d'abord à retracer les entités qui sont rattachées aux contacts (adhésions, factures, envois ciblés, etc.), mais elles renvoient nécessairement à des contacts. Les recherches ciblées ne retourneront donc que les contacts qui possèdent un historique particulier auprès de la base de données.

Cherchez parmi les activités

Accéder à la recherche des activités.

Cherchez parmi les participants

Accéder à la recherche de participants.

Cherchez parmi les membres

Accéder à la recherche des adhésions.

Cherchez parmi les contributions

Accéder à la recherche des contributions.

Cherchez parmi les dossiers

Accéder à la recherche des dossiers.

Cherchez parmi les envois ciblés

Accéder à la recherche des envois massifs.

Fouiller à l'aide des rapports

Les rapports ne sont pas conçus pour retrouver des contacts, mais pour compiler des listes et produire des statistiques sur différents aspects de la base de données. Ils peuvent toutefois aider à identifier certains contacts clé qu'une simple recherche me saurait pas retracer.

Pour plus d'information consulter la section sur la génération des rapports.

Explorer les contacts trouvés

Explorer les contacts trouvés

Figure 1.3.2.1. La liste des résultats de recherche offre différentes options pour explorer les contacts

Parcourir le jeu des résultats

La pagination permet de passer d'une page à l'autre ou de filtrer la liste des contacts à partir de leur première lettre.

Trier les enregistrements

Le jeu des résultat peut être réordonné par un simple clic sur le titre d'une colonne.

Réviser les paramètres d'une recherche

Toute recherche peut être revue et corrigée en cliquant sur le lien Critères de recherche.

Certaines recherches de base peuvent être transposées vers une Recherche avancée ou une Recherche personnalisée en cliquant le lien du même nom qui se trouve à droite de leur barre d'actions.

Explorer les contacts

La liste des résultats affiche un aperçu contextuel de chaque contact trouvé ainsi qu'une série de bouton d'action permettant de Consulter ou Modifier chaque contact.

Traîter les contacts trouvés

Traîter les contacts trouvés

Traîter un seul contact

Figure 1.3.3.1. Des liens d'actions sont offerts sur la ligne de chaque contact.

En plus des liens Consulter et Modifier, le lien plus associé à chaque contact trouvé permet d'accomplir diverses actions :

Supprimer contact

Ajouter une contribution

S'inscrire à l'évènement

Ajouter une adhésion

Ajouter un dossier

Ajouter une relation

Enregistrer l'activité

Ajouter une note

Envoyer un courriel

Ajouter au groupe

Ajouter une étiquette au contact

Appliquer des actions sur les lots de contacts

Figure 1.3.3.2. La barre d'action d'un résultat de recherche sert à appliquer une même action sur un ensemble de contacts.

Cochez les enregistrements visés et choisissez l'action à appliquer sur chacun des contacts cochés.

Actions sur les contacts

Contact - modifier les préférences de communication

Contact - mise à jour en lot

Contact - restaurer de la corbeille

Contact - supprimer

Contact - supprimer définitivement

Contact - exporter

Actions sur les entités liées aux contacts

Activité - ajouter

Relation - associer un individu

Relation - associer une organisation

(pas traduisible?) Dossier - Ajouter comme rôle

Actions de dédoublonnage

Contact - fusionner

Actions de fusion/impression

Fusion - Lignes sélectionnées

Fusion - Lettre/Document

Fusion - Étiquettes pour la poste

Actions liés aux envois par courriel

Courriel - réactiver les adresses suspendues

Courriel - planifier/envoyer un envoi massif

Courriel - envoi immédiat (50 destinataires ou moins)

Actions sur les groupes et les étiquettes

Groupe - créer un groupe dynamique

Groupe - mettre à jour le groupe dynamique

Groupe - ajouter les contacts

Groupe - retirer les contacts

Étiquette - ajouter aux contacts

Étiquette - retirer des contacts

Sauvegarder une recherche

Sauvegarder une recherche

Plutôt que de maintenir à la main une série de listes de contacts, il est habituellement beaucoup plus efficace de laisser le GRC extraire ces listes à partir de paramètres de recherche judicieusement choisis. C'est en sauvegardant des recherches qu'on produit des groupes dynamiques.

Avantages :

Actuel : chaque liste est continuellement mis à jour au fil des changements effectués auprès de la base de données

Rapide : un groupe dynamique se maintient de lui-même sans exiger d'effort de personne

Rigoureux : les contacts sélectionnés reflètent les critères rationnels d'une recherche

Intégral : tant que la recherche est bien conçue et que la base est à jour, les groupes dynamiques n'oublient pas de contacts

Inconvénients :

Générique : moins utile lorsqu'on veut cibler individuellement chaque contact d'une liste (il faut des critères clairs qui englobent les contacts ciblés)

Inflexible : plus problématique à maintenir dès qu'on souhaite ajouter des exceptions aux résultats d'une recherche

Draconien : Si la base n'est pas à jour ou qu'une erreur s'y est glissée, elle sera propagée vers la liste finale

Vorace : un trop vaste nombre de groupes dynamiques pourrait exceptionnellement réduire le temps de réponse d'un site en épuisant ses ressources machine

Ajouter un groupe dynamique

Sauvegardez une recherche

Complétez la recherche de contacts souhaitée et soumettez le formulaire

Sur la page qui suit, cochez l'option intitulée Les ... enregistrements trouvés

Choisssez l'action Groupe - créer un groupe dynamique pour accéder au formulaire d'ajout de groupe dynamique

Déterminez ensuite le Nom du groupe. Choisissez un nom significatif.

Précisez au champ Description l'usage que vous comptez faire de ce groupe. Cela aidera votre équipe à bien retracer vos intentions.

Cochez la case Mailing List pour rendre ce groupe accessible aux envois ciblés.

Cliquez sur Enregistrer le groupe dynamique

Modifier un groupe dynamique

Remplacez les critères d'une recherche existante

Appliquez cette méthode si votre nouvelle stratégie de recherche fait appel à une recherche du même type que l'ancienne.

Répérez le groupe dynamique sur la liste des groupes et cliquer sur son lien Contacts.

Cliquer sur le bouton dont le titre débute par Modifiez les critères de recherche pour... situé en haut de la page

Sur la page suivante, cliquez sur le lien dont le titre commence par Modifier les critères de recherche du groupe dynamique...

Modifiez les critères de recherche, puis soumettez le formulaire à nouveau à l'aide du bouton Rechercher

Sur la page des résultats de recherche, cochez l'option intitulée Les ... enregistrements trouvés

Choisissez l'action Groupe - mettre à jour le groupe dynamique

Remplacez un groupe par un autre

Si l'ancien formulaire de recherche ne peut plus répondre à vos critères de sélection, éliminez-le, puis ajoutez un nouveau groupe dynamique à partir d'une recherche mieux appropriée.

Éliminer un groupe dynamique

Les groupes dynamiques se suppriment de la même manière que les groupes statiques, soit en cliquant sur le lien correspondant à l'action souhaitée, sous le menu plus d'un groupe à partir de la page de gestion des groupes :

Le lien Supprimer enlèvera toute trace du groupe.

Le lien Désactiver retirera le groupe jusqu'à ce qu'il soit réactivé.

Les listes de contacts

Les listes de contacts

Les listes de contacts sont au coeur de l'activité de bien des organismes. Elles servent, tout simplement, à rassembler des contacts sous des thématiques communes. Cet instrument pourra ensuite servir à suivre, cibler, diffuser, rejoindre, analyser, (...), maintenir des relations avec une communauté qui serait autrement difficile à démêler. Les outils présentés ici sont centraux à une appropriation judicieuse d'un GRC. On fera appel à leurs concepts au fil de divers chapîtres.

Il y deux façons de dresser des listes de contacts :

en plaçant explicitement des contacts dans des groupes

en effectuant des recherches (qu'on peut aussi sauvegarder sous des groupes)

Les listes ainsi obtenues peuvent ensuite être modifiées et combinées pour produire de nouvelles listes. Pour nous accompagner dans cette tâche, nous ferons appel à deux concepts clé :

les groupes, qui sont des listes de contacts accessibles par un clic et qui peuvent servir à des usages précis, comme aux envois ciblés

les étiquettes (tags), qui sont des marqueurs qu'on associe à des contacts afin de pouvoir les retrouver facilement

Dans ce chapître, on présentera ces deux outils et on verra comment ils peuvent servir à ajouter et soustraire des contacts à des listes existantes ou à enrichir les listes de contacts existantes en les reliant entre elles.

Regrouper des contacts

Regrouper des contacts

Dans CiviCRM, les groupes sont des listes de contacts qui servent à :

Accéder rapidement à des sélections de contacts

Effectuer des envois ciblés ou d'autres opérations massives sur des contacts choisis

Composer des recherches plus complexes (niveau avancé)

Attribuer des niveaux de permission supérieurs à certains utilisateurs (niveau avancé)

On peut obtenir la liste des groupes disponibles sous le menu Contacts → Gestion des groupes.

Déclarer un nouveau groupe

Déterminez si vos contacts seront rassemblés sous un groupe statique ou dynamique

Il existe deux façons de rassembler des contacts sur une même liste :

La manière explicite consiste à sélectionner une série de contacts et de les placer sous un même groupe. On parlera alors de groupe statique.

La manière automatique consiste à sauvegarder une recherche de contacts sous forme de groupe dynamique.

Tandis que les groupes statiques offrent plus de flexibilité, les groupes dynamiques sont souvent plus fiables et faciles à maintenir, puisqu'ils sont mis à jour continuellement à partir de paramètres de recherches précis et des caractéristiques de chaque contact.

Exemple de groupe statique :

La Société protectrice des limaces à trottoir (SPLAT) émet une infolettre mensuelle intitulée «Fais attention où tu marches!» Toute personne intéressée à recevoir ce bulletin peut s'inscrire ou se désabonner à tout moment à partir d'un lien ou d'un formulaire.

Un groupe statique intitulé tout simplement «Infolettre» sert à conserver liste des inscrits. Tous ses membres sont inscrits de manière explicite.

Exemple de groupe dynamique :

Les nombreux membres de la SPLAT contribuent à leur adhésion sur une base annuelle. Les administrateurs de l'organisme doivent fréquemment se référer à une liste des membres actifs pour soliciter leur vote sur diverses questions d'éthique.

Un groupe dynamique intitulé «Membres actifs» compile une liste à jour des membres dont l'adhésion est cours. Les nouveaux membres sont immédiatement ajoutés à la liste et les anciens membres y sont automatiquement retirés suite à une période de grâce. La présence des membres sur cette liste est déterminée automatiquement à partir des critères d'une recherche enregistrée.

À moins que vous deviez contrôler individuellement l'appartenance de chaque membre à chaque groupe, il est habituellement recommandé de favoriser les groupes dynamiques avant les groupes statiques, lorsque c'est possible.

Gérer un groupe dynamique

Les groupes dynamiques sont des listes qui sont automatiquement gardées à jour. Elles sont essentiellement des recherches enregistrées. Référez-vous à Sauvegarder une recherche de contacts pour savoir comment les gérer.

L'appartenance d'un contact à un groupe dynamique est reflétée dans l'onglet Groupes de sa fiche, sous la section intitulée Groupe dynamique.

Méfiez-vous d'ajouter des membres explicites à des groupes dynamiques!

Même si les membres d'un groupe dynamique sont calculés à partir de critères de recherche, il est aussi possible d'y ajouter explicitement des membres à la manière d'un groupe statique. Dans ce cas, les membres explicites d'un groupe auront précédence sur ses membres calculés. En d'autres mots, si vous ajoutez un contact de manière explicite à un groupe dynamique, celui-là continuera d'en faire partie, comme s'il s'agissait d'un groupe statique, même si les critères de la recherche associée au groupe ne sont plus satisfaits.

Gérer un groupe statique

Ajoutez un groupe statique

Sous le menu Contacts → Nouveau groupe.

Déterminez le Nom du groupe. Choisissez un nom significatif.

Précisez au champ Description l'usage que vous comptez faire de ce groupe. Cela aidera votre équipe à bien retracer vos intentions.

Cochez la case Mailing List pour rendre ce groupe accessible aux envois ciblés.

Cliquez sur Continuer.

Modifiez l'appartenance d'un seul contact à un groupe

Rendez vous sous l'onglet Groupes d'une fiche contact pour gérer l'appartenance d'un contact aux groupes.

Pour ajouter un contact à un groupe :

Sélectionez le nom du groupe dans la boîte de définement nommée + Ajouter à un groupe

Appuyez sur le bouton Ajouter

La liste des groupes auxquels est associé un contact est affichée sous une section nommée Groupes statiques de son onglet Groupes.

Les liens Retirer et Supprimer servent à dissocier le contact d'un groupe :

Retirer un contact d'un groupe revient à indiquer de manière explicite que le contact ne fait plus partie du groupe. On conservera alors la date d'inscription et de désabonnement du contact auprès du groupe.

Supprimer revient à éliminer toute association entre le contact et le groupe. Aucun historique n'est conservé.

En temps normal, on préfère retirer un contact d'un groupe, puisque cela nous permettrait d'obtenir un historique de ses anciens membres et de les réintégrer par un simple clic.

Modifiez l'appartenance de plusieurs contacts à un groupe

Suite à une recherche de contacts, deux actions sont possibles :

Groupe - ajouter des contacts : tous les contacts sélectionnés seront ajoutés explicitement au groupe

Groupe - retirer les contacts : tous les contacts sélectionnés seront retranchés du groupe. Ils ne seront pas supprimés, mais bien retirés.

Importez des contacts vers un groupe

Référez-vous au chapître Importer des contacts pour assigner massivement une liste de contact à un groupe donné.

Organiser ses groupes

Les groupes qui sont listés sur la page de gestion des groupes peuvent être organisés de manière hiérarchique.

Avantages :

Permet d'organiser les groupes pour mieux les naviguer

Le groupe mère hérite des contacts de ses enfants en plus des siens

Inconvénients :

Une pénalité de performance est envisageable, puisque les groupes parents doivent être continuellement recalculés

Un groupe ne peut pas faire partie de plus d'un parent

Il n'est pas possible de soustraire des contacts d'un groupe

Les contacts d'un groupe dynamique pourraient ne pas être propagés jusqu'à leur parent -- pour cette raison, il peut être préférable de ne hiérarchiser que les groupes statiques et de faire appel à une recherche Inclure/Exclure pour combiner des groupes dynamiques

Modifiez la hiérarchie de vos groupes

Éditez les réglages de votre groupe pour définir son parent afin que ce dernier hérite de ses contacts.

Le groupe parent illustré ici combine l'ensemble des contacts compris dans ses groupes enfant.

Produire des groupes complexes

Il arrive que la simple assignation de contacts à un groupe ou qu'une sauvegarde de recherches de base soit insuffisante pour bien cibler les contacts désirés. Les recherches personnalisées mentionnées ici ont été conçues pour faire tomber cette restriction.

Combinez des listes

La recherche Inclure/Exclure vous permettra de combiner groupes existant, statiques ou dynamiques.

Exemple :

Le comité d'administration de la SPLAT invite régulièrement un groupe sélect de contributeurs à divers évènements promotionnels. Cette liste de diffusion devrait inclure :

Les abonnés de l'infolettre (groupe statique)

Les membres actifs de l'organisme (groupe dynamique)

Une sélection de contacts VIP.

Elle devrait aussi exclure les partis qui refusent de participer à ce type d'événement. Ces derniers sont étiquetés avec la mention «Aucune participation».

La recherche Inclure/Exclure serait en mesure de produire une nouvelle liste qui combinerait les différentes listes de contacts tout en y retranchant les partis qui ne sont pas intéressés à participer.

Reliez des listes

La recherche de contact liés vous permettra de produire des listes de contact liés à d'autres contacts.

Concevez une nouvelle recherche programmée

Lorsque aucune des solutions proposées est satisfaisante, une recherche programmée peut toujours étendre le domaine du possible. Veuillez contacter votre fournisseur pour clarifier vos besoins et obtenir un estimé.

Combiner des listes

Combiner des listes

Dans certaines situations, on voudrait pouvoir additionner deux ou plusieurs listes de contacts et même y retrancher d'autres contacts. Ce genre d'opération peut exiger une recherche personnalisée capable de combiner des listes existantes.

Ajouter et soustraire des listes de contacts

Définissez chaque liste à combiner

Avant d'être en mesure de combiner les listes de contacts, il faut d'abord pouvoir extraire chacune de ces listes par l'un ou l'autre des moyens suivant :

par un ou plusieurs groupe(s) statique(s) qui énumère un ensemble de contacts

par un ou plusieurs groupe(s) dynamique(s) qui correspond à une recherche enregistrée

par une ou plusieurs étiquette(s) qui servent à marquer chaque contact concerné

Si vous voulez combiner plusieurs résultats de recherche, il faut donc d'abord les sauvegarder sous forme de groupe dynamique.

Produisez une recherche Inclure/Exclure

Accédez à la recherche Inclure/Exclure.

Figure 1.4.2.1. La recherche _Inclure/Exclure_ permet d'additionner et de soustraire les contacts associés à différents groupes et étiquettes.

Pour additionner et soustraire les contacts de deux ou plusieurs groupes :

Ajoutez les groupes à combiner en inscrivant leur nom au champ Inclure les groupes

Ajoutez les groupes à retrancher à la liste en inscrivant leur nom au champ Exclure les groupes

Pour additionner et soustraire des listes de contacts marqués de certaines étiquettes :

Ajoutez les contacts à combiner en inscrivant leur(s) étiquette(s) au champ Inclure la ou les étiquette(s)

Ajoutez les contacts à retrancher à la liste en inscrivant leur(s) étiquette(s) au champ Exclure la ou les étiquette(s)

Pour restreindre vos critères aux contacts qui sont à la fois membre d'un des groupes listés et marqués d'une des étiquettes choisies :

Remplissez les champs de groupes et d'étiquettes tel que mentionné plus haut

Cochez la case Afficher les contacts qui satisfont le critère sur les groupes ET le critère sur les étiquettes

Pour étendre vos critères aux contacts qui sont soit membre d'un des groupes listés, soit marqués d'une des étiquettes choisies :

Remplissez les champs de groupes et d'étiquettes tel que mentionné plus haut

Cochez la case Afficher les contacts qui satisfont le critère sur les groupes OU le critère sur les étiquettes

Obtenir des contacts liés

Obtenir des contacts liés

Il arrive qu'on obtienne une liste de contacts qui ne corresponde pas tout-à-fait aux contacts qu'on souhaite rejoindre. Un cas typique est celui où l'on obtient une liste d'organismes, mais qu'on désire plutôt rejoindre leur contact principal. Ce genre d'opération peut exiger une recherche personnalisée capable de dériver une liste de contacts à partir des relations qui les unissent à d'autres contacts.

Cibler les représentants d'un organisme

La procédure qui suit décrit les étapes à suivre pour rejoindre les représentants souhaités d'une liste d'organismes. Elle produira un groupe statique qui pourra servir à réaliser un envoi massif.

Formez un groupe avec les organismes ciblés

Rassemblez les organismes ciblés sous un nouveau groupe.

Ajoutez-y leurs représentants

Accédez à la rechercher de contacts liés pour trouver tous les représentants de ces organisations en fonction des rôles ciblées pour l'envoi.

Figure 1.4.3.1. La recherche de contact liés peut retourner les contacts liés aux contacts d'un groupe à partir d'une, deux ou trois relations.

Ajoutez ensuite ces représentants à votre groupe en choisissant l'action Groupe - ajouter les contacts sur la page des résultats de recherche.

Vérifiez votre groupe des destinataires

Faites une recherche de contacts sur ce groupe, puis triez ses résultats par la colonne Org et relations. Vous verrez alors une liste des organisations suivi des individus qui leur sont liés. Il vous sera ainsi possible de vérifier s'il y manque des personnes importantes à ajouter ou si, au contraire, il faudrait en retirer.

Corrigez votre liste de contacts

Pour retirer des contacts, cochez les cases des contacts à retirer du groupe visualisé, puis choisissez l'action Groupe - retirer.

Pour ajouter des contacts, allez dans le dossier des personnes manquantes, puis sur leur onglet Groupe, faites + Ajouter au groupe.

Gérer les inscriptions

Gérer les inscriptions

Nous avons vu jusqu'ici comment un administrateur du GRC peut s'y prendre pour ajouter et retirer des contacts à un groupe.

Déléguer les inscriptions aux contacts

Lors d'un usage courant, cependant, on veut souvent permettre aux utilisateurs de s'inscrire et se désinscrire d'eux-mêmes à une liste de diffusion.

L'utilisateur aura donc accès à un formulaire d'inscription à une infolettre.

Figure 1.4.4.1. Exemple de formulaire d'abonnement à une infolettre

Et on pourra lui transmettre par courriel :

des liens de désabonnement à un groupe

des liens de désabonnement à toute forme de communication massive

Les communications personnelles

Les communications personnelles

On parlera de communications personnelles lorsqu'on veut rejoindre un nombre limité de contacts par courriel ou par la poste. On distinguera les communications personnelles des communications massives qui consistent à transmettre un même message par courriel à un vaste auditoire ciblé.

Ces communications son capables de :

Faire usage de modèles de messages

Personnaliser des messages à l’aide de champs de fusion

Annexer chaque communication à l'historique de leur destinataire

Les communications par courriel sont en mesure de :

Transmettre des messages en format texte et/ou HTML

Inclure des pièces jointes

Relayer leurs message par une passerelle de courriel externe (recommandé)

Contraintes sur les envois par courriel

Certains contacts seront ignorés

Les contacts qui suivent ne recevront pas de messages par courriel :

Ceux dont l'adresse courriel est suspendue

Ceux qui ont coché la case intitulée Ne pas envoyer de courriel dans leurs préférences de communications

Ces envois sont restreints à 50 destinataires ou moins

Pour rejoindre un plus grand nombre de contacts, référez-vous à la section des communications massives

Il n'est pas permis de s'en servir pour des communications massives

Étant donné que cette méthode d'envoi n'est pas conforme à la Loi C-28 anti-pourriels et qu'aucun lien de désabonnement n'est prévu aux messages transmis, il peut être illégal de se servir de cet outil pour des fins promotionnelles. Les outils de communications massives sont mieux adaptés à cette fin.

Aucune statistique n'est récoltée

Aucune donnée sur les rebonds, les ouvertures de courriel, les clics, etc. n'est compilé dans le cadre de cet envoi. Seules les communications massives comptabilisent ce genre de statistiques.

Contraintes sur les publipostages

Certains contacts devront être ignorés

Les contacts qui suivent ne doivent pas recevoir de messages par courriel :

Ceux qui ont coché la case intitulée Ne pas envoyer de courrier dans leurs préférences de communications

Vous devrez faire attention d'exclure ces contacts lors des fusions de documents et la génération d'étiquettes pour la poste. Voir Fusionner et publiposter pour les directives à suivre.

Transmettre un message par courriel

Transmettre un message par courriel

Envoyer un courriel à un seul contact

Composez un courriel

Sous le menu Actions d’une fiche de contact, choisissez l’option Envoyer un courriel.

Figure 1.5.1.1. Le raccourci pour transmettre un courriel se trouve sous le bouton _Actions_ de la fiche contact

Référez-vous à l'annexe Formulaire de courriel pour des explications sur le formulaire.

Une fois le formulaire complété, appuyez sur Envoyer un courriel pour transmettre la missive.

Envoyer un courriel à plusieurs contacts

Obtenez une liste de contacts

À partir d'une recherche ou d'un groupe, accédez à la liste des contacts que vous désirez rejoindre.

Adressez votre courriel

Sélectionnez les destinataires voulus et choisissez l’action Courriel - envoi immédiat (...). Vous pourrez alors composer votre courriel.

Référez-vous à l'annexe Formulaire de courriel pour des explications sur le formulaire.

Une fois le formulaire complété, appuyez sur Envoyer un courriel pour transmettre la missive.

Préparer un publipostage

Préparer un publipostage

La fusion de documents consisite à personnaliser une série de lettres et d'étiquettes d'enveloppes à partir d'un modèle unique. Les documents produits pouront ensuite être imprimés pour rejoindre ses destinataires par la poste.

Produire les documents requis

Obtenez une liste de contacts

À partir d'une recherche ou d'un groupe, accédez à la liste des contacts que vous désirez rejoindre.

Si vous utilisez une recherche avancée, faites attention de bien exclure les contacts qui ne veulent pas recevoir de courrier :

Fusionnez les lettres

Sélectionnez les destinataires voulus et choisissez l’action Fusion - Lettre/Document. Vous obtiendrez un formulaire qui vous permettra de rédiger un modèle pour la fusion :

Figure 1.5.2.1. Le formulaire de rédaction d'un modèle de document à fusionner.

Réviser votre texte et cliquez sur le bouton Créer les PDF pour produire le document à imprimer.

Paramètres de configuration du document

Utiliser un modèle

Si vous possédez déjà un modèle de lettre pour la fusion, sélectionnez le à l'aide de la boîte défilante ou téléversez-le ici.

La boîte à cocher Sauvegarder en tant que nouveau modèle en bas du formulaire vous permettra de réutiliser votre modèle. Si elle est cochée, il apparaîtra plus tard sous la boîte défilante.

Thème de l'activité

Si vous donnez un nom à cette opération, il s'affichera comme titre dans l'historique des activités associées à chaque contact de la liste.

Campagne

Permet d'associer cette fusion à une campagne.

Format de page

En temps normal, votre document sera imprimé en format Lettre sous une orientation de type Portrait. Cette section vous permet de modifier les options d'impression de la fusion.

Document Body

Référez-vous à la page Composer un modèle pour bien tirer profit de l'éditeur visuel et les champs de fusion.

Document type

Les documents destinés à l'impression sont habituellement produits en format PDF. Cette option vous permet de produire une version pour le web (HTML) ou pour un traîtement de texte (MS Word, Libre Office)

Fusionnez les étiquettes

Sélectionnez les destinataires voulus et choisissez l’action Fusion - Étiquettes pour la poste. Vous obtiendrez le formulaire qui servira à produire un fichier d'adresses à imprimer :

Figure 1.5.2.2. Le formulaire de configuration de la fusion d'étiquettes vous demande de préciser le format d'étiquette, le type d'adresse à imprimer et présente quelques options pour ignorer certaines adresses dispensables.

Après avoir rempli le formulaire de configuration, appuyez sur le bouton Création d'étiquettes pour la poste pour produire le document PDF.

Paramètres de configuration des étiquettes

Format d'étiquette

Référez-vous à votre emballage d'étiquettes pour déterminer le bon format d'étiquette.

Sélectionner une adresse

Indiquez à partir de quel type d'adresse les étiquettes seront imprimées. Chaque contact avec une adresse possède au moins une adresse principale.

Ne pas imprimer les labels des contacts ayant coché l'option "Ne pas envoyer de courrier"

Assurez-vous de bien cocher cette case afin de respecter les choix de vie privée de chaque personne.

Fusionner les labels des contacts avec la même adresse

Cochez cette case si vous comptez joindre toutes les lettres destinée à une même adresse sous une même enveloppe.

Fusionner les étiquettes pour les contacts qui partagent le même ménage

Cochez cette case si vous comptez joindre toutes les lettres destinée à une même famille sous une même enveloppe.

La génération des fichiers PDF peut prendre un certain temps

La production d’un grand nombre de documents peut ainsi causer un message d’erreur ou un écran blanc. Pour éviter cette situation, il peut être nécessaire de sélectionner moins de contacts avant de lancer l’action. Dans ce cas, il faudra s’assurer que les contacts soient toujours triés de la même manière avant de sélectionner un sous-ensemble de contact.

Les communications massives

Les communications massives

Les communications massives aident les organismes à garder leur communauté informée tout en fournissant des statistiques sur l’impact de ces envois. Elles servent principalement à transmettre des courriels ciblés, comme des infolettres ou des invitations, mais elles sont aussi utilisées pour :

Des messages privés ou destinés à des petits groupes

Des avis automatisés (ex: «Votre adhésion arrive à échéance»)

Globalement, les envois massifs :

Héritent des avantages des communications personnelles

Sont conformes à la Loi C-28 anti-pourriels

Peuvent rejoindre les contacts qui se trouvent sur n'importe quelle liste de diffusion CiviCRM

Produisent un lot de statistique pour chaque envoi effectué (nombre de rebonds, de messages ouverts, de clics, de désabonnements, de réponses ou messages, etc.)

Suspendent automatiquement les adresses courriel qui n'atteignent pas leur cible (cela aide à réduire les atteintes à la réputation de l'envoyeur)

Traditionnel ou Mosaico?

Deux dispositifs sont à présent disponibles pour accomplir des envois massifs :

la composante traditionnelle, qui ressemble à une messagerie personnelle améliorée

la composante Mosaico, qui ressemble d'avantage à certains outils commerciaux spécialisés dans les envois massifs

Contraintes sur les envois massifs

Certains contacts seront ignorés

Les contacts qui suivent ne recevront pas de messages par courriel :

Ceux dont l'adresse courriel est suspendue

Ceux qui ont coché la case intitulée Ne pas envoyer de courriel dans leurs préférences de communications

Ceux qui ont coché la case intitulée Pas d’envoi massif dans leurs préférences de communications

Ceux qui sont exclus explicitement par l'envoi massif

Déterminer les destinataires

Déterminer les destinataires

La première chose à prévoir lors d'un envoi massif est sa liste des destinataires.

Préparer une liste de diffusion

Comme nous l'avons vu au chapître Regrouper des contacts, pour qu'un groupe puisse servir de liste de diffusion pour un envoi massif, il doit d'abord être marqué comme un Mailing List :

Créer un groupe de contacts (statique ou dynamique) et lui donner un nom (ex: «Infolettre»)

Éditer le groupe et cocher sa case Mailing List

À défaut d'être marqué comme Mailing List, il ne sera pas possible de faire référence à ce groupe pour transmettre un envoi massif.

Identifiez la liste des destinataires

Accédez au groupe que vous voulez rejoindre pour vous assurer qu'il rejoigne les bons contacts. S'il liste des organismes, mais que vous voudriez plutôt rejoindre leur représentants, référez-vous à au chapître Relier des listes afin de rejoindre ses contacts liés.

Vos destinataires ont des droits

Notons que les communications promotionnelles, comme les infolettres, sont soumises à la loi la Loi C-28 anti-pourriels. Les destinataires doivent avoir préalablement accepté de recevoir ce type de communications avant de faire parti d'un tel groupe de destinataires. Même si certains mécanismes permettent de confirmer l'abonnement à un groupe par un contact, rien n'empêche l'administrateur d'un site d'outrepasser cette loi.

Prévoyez un groupe pour les tests

Identifier les contacts à exclure

Retrouvez les contacts à exclure automatiquement

Seuls les membres actifs des groupes choisis seront listés comme destinataires pour un envoi massif; les membres retirés et supprimés d'un groupe seront de facto exclus. De plus, CiviCRM éliminera systématiquement les contacts qui ne devraient pas être rejoint, soit :

Ceux dont l'adresse courriel est suspendue

Ceux qui ont coché la case intitulée Ne pas envoyer de courriel dans leurs préférences de communications

Ceux qui ont coché la case intitulée Pas d’envoi massif dans leurs préférences de communications

Précisez les destinataires à exclure

Afin d'exclure explicitement certains contacts lors d'un envoi massif, il est possible de définir un ou plusieurs groupes qui serviront à cette fin.

Soyez prêts à recevoir les désabonnements

Les liens de désabonnement produits par les communications massives sont conçus pour désinscrire les personnes qui ne veulent plus recevoir de communications. Lorsqu'un abonné clique sur ce lien, il est immédiatement retiré du groupe ayant servi à le rejoindre.

S'il y a plus d'un groupe de destinataires pour un envoi ou que plusieurs groupes distincts servent à rejoindre les mêmes contacts, on recommande de prévoir un groupe de désabonnement pour tenir compte des désinscriptions pour l'ensemble de ces groupes.

Envoyer une infolettre (Mosaico)

Envoyer une infolettre (Mosaico)

Préparer un envoi massif

Accédez au menu Envois massifs → Nouvel envoi.

Adressez votre message

Nom du publipostage

Donner un nom à votre envoi pour en faciliter le suivi. Ce nom ne sera pas visible aux destinataires du message.

De

L'adresse de l'expéditeur doit provenir d'un domaine reconnu. Chaque site est configuré avec son propre lot d'adresses.

Le nom de domaine doit être autorisé à transmettre des courriels par la passerelle désignée. Si vous voulez transmettre un message à partir d'une adresse qui n'est pas reconnue, remplissez le champ Répondre à.

Répondre à

Vous pouvez préciser une adresse de réponse ici si vous voulez qu'on vous réponde à une adresse courriel qui soit différente de l'adresse de l'envoyeur.

Destinataires

Sélectionnez les groupes dont les contacts seront listés comme destinataire.

Les groupes en vert (Include Group(s)) détermineront les destinataires de l'envoi, tandis que les groupes en rouge (Exclude Group(s)) serviront à exclure les contacts d'un envoi.

Si votre groupe n'est pas listé, rendez-vous sur la Gestion des groupes pour vous assurer que sa boîte Mailing List est bien cochée.

Sujet

Il s'agit du titre du message tel qu'affiché dans la boîte de réception des destinataires.

Choisissez un modèle

Chaque modèle de courriel (ou Design) est conçu pour un type de communication précis.

Vous pourrez entamer votre rédaction à partir du modèle que vous jugez le mieux approprié à la situation.

Rédigez votre message

En cliquant sur un modèle, vous accéderez à l'éditeur visuel de Mosaico, qui vous permettra de rédiger votre message.

Cliquez sur le bouton CLOSE en haut à droite de l'éditeur pour sauvegarder votre modèle.

Testez votre message

Avant de transmettre une communication de cette envergure, il est toujours important de tester son message.

Cliquez sur le bouton TEST en haut à droite de l'éditeur pour afficher la boîte de dialogue de l'aperçu.

Figure 1.6.2.1. La boîte de dialogue de l'aperçu permet de visualiser sa missive avant de la transmettre ou de la transmettre par courriel pour qu'elle soit testée dans un logiciel de messagerie.

Faire le suivi des envois

Faire un suivi d'un envoi

Suivre la progression d'un envoi

Allez sous le menu Envois Massifs → Envois massifs brouillons et non-programmés

Répérez le Nom du publipostage à investiguer

Analyser l'efficacité d'un envoi

Accédez aux statistiques d'un envoi massif

Allez sous le menu Envois Massifs → Envois massifs brouillons et non-programmés

Répérez le Nom du publipostage à investiguer

Sous la colonne Actions, cliquer sur le lien Rapports

Figure 1.6.3.1. ecran courriels envoi resume

Obtenez les rebonds

Le résumé de l'envoi présente deux statistiques vitales sur la réussite de l'envoi massif :

Envois réussis

Rebonds

Sous la section intitulée Résumé de l’envoi à droite de Rebonds, cliquez sur Rapport.

Une liste globale de tous les rebonds pour l’ensemble des envois massifs est aussi disponible :

Allez Sous l’item de menu Envois massifs → Rapport des envois

Cliquez sur Envois massifs - Rebonds

Figure 1.6.3.2. Le rapport des rebonds permet d'extraire les paramètres des contacts qui n'ont pas pu être rejoints.

Chaque adresse erronnée, invalide ou rejetée est ainsi listée avec la raison de leur suspension.

Analysez les rebonds

Figure 1.6.3.3. Le rapport des rebonds d'envois massif permet de connaître la raison des rebond pour chaque adresse courriel.

Les raisons les plus communes de rebonds sont classées comme suit :

Syntax

La syntaxe de l’adresse courriel est erronnée. L’adresse courriel ne répond pas à la forme destinataire@domaine.tld. Vérifiez la présence de caractères invalides, d’espace indésirable, de lettres accentuées, d’absence de nom de domaine, etc.

Invalid

L’adresse n’est plus valide. La passerelle de courriel a tenté de transmettre un courriel et s’est fait répondre que l’adresse a été rejetée ou que le destinataire n’existait pas. Prenez contact avec le destinataire ou son organisme par un autre moyen pour mettre à jour son courriel ou pour ajouter son remplaçant à votre base de données.

Spam

Les logiciels qui ont relayé ce courriel soupçonnent que votre envoi est un pourriel. Cette situation peut dépendre de plusieurs facteurs qui peuvent varier dans le temps et selon le destinataire. Retracer les causes exactes de l’échec et redresser la situation auprès des partis concernés peut demander un effort persistant. De manière générale, il est conseillé de ne pas s’acharner à retransmettre ces messages et de veiller à faire des envois en bonne et due forme.

Relay

Le message a manqué d’être cheminé au destinataire et pourrait toujours être en transit. Il pourrait être reçu plus tard. L’adresse de courriel sera suspendue seulement si la situation se reproduit plusieurs fois.

Il est possible d’obtenir des précisions sur la cause de chaque rejet en cochant la colone « Raison du renvoi » dans le formulaire qui se trouve en haut de le liste des rebonds.

Réagissez aux rebonds de courriels

Quand un courriel rebondit, c’est qu’il ne rejoint pas son destinataire. Cela peut arriver pour différentes raisons, notamment :

L’adresse courriel a été mal saisie

L’adresse courriel est en panne (serveur de courriel brisé ou indisponible)

La boite courriel du destinataire est pleine et ne peut plus accepter de messages temporairement

Le destinataire a activé un message automatique d’absence (ex: il est en vacances)

Certains rebonds sont temporaires et n’auront pas d’effet sur le dossier du contact; à moins que le problème persiste, CiviCRM continuera d’envoyer des courriels à ces adresses. D’autres rebonds sont permanents; ceux-ci auront pour effet de changer le statut d’une adresse de courriel à Suspendu. Lorsqu’une adresse courriel est en mode Suspendu, aucun courriel n’est envoyé à cette adresse tant que ce statut n’est pas retiré manuellement.

La meilleure façon de réagir à un courriel suspendu est de rejoindre les personnes dont les adresses ont été suspendues pour valider leur coordonnées ou pour demander d'être placé dans leur carnet d'adresses, si possible.

Réactivez les adresses suspendues

Chaque adresse courriel peut être modifiée ou réactivée en éditant la fiche du contact listé au rapport. Il suffit de retirer la valeur du champ nommé « Suspendu ? » qui est associé à chaque adresse invalide.

Figure 1.6.3.4. ecran courriels reactiver

Nous recommandons de ne pas réactiver les adresses suspendues sans d’abord les corriger. Éviter cette ligne de conduite pourrait nuire à votre réputation d’envoyeur et causer d’avantage de rebonds. Plus vous tentez de transmettre des courriels à des destinataires qui les rejettent, plus vos envois seront sujet à être traités de pourriel, plus vous aurez de difficulté à rejoindre votre auditoire.

Pour en savoir plus... (en anglais)

Maintaining Healthy Email Lists

Handling inbound mail

Les événements et leurs participants

Les événements leurs participants

La composante des événements sert à annoncer des tenues d'événements et à faire le suivi de leurs inscriptions.

Les types d'événements

Les types d'événements prévus au GRC de la Coop SymbioTIC sont listés sur leur page d'administration.

Gérer des événements

Gérer des événements

Mettre en place un événement

Déclarez un nouvel événement

Sous le menu Événements, cliquez sur Ajouter un événement et remplissez le formulaire d'après les indications qui suivent.

Type d'événement

Choisissez le genre d'événement à créer.

Rôle par défaut

Laissez à Participant pour prioriser l'inscription de nouveaux participants.

Intitulé de l'événement / Résumé d'événement / Description complète

Décrivez votre événement. L'intitulé servira à identifier l'événement au sein du GRC. Avec son résumé et sa description complète, il présentera l'événement.

Date et heure de début et de fin

Indiquez le moment pendant lequel l'événement aura lieu. La date de fin est optionnelle, mais elle peut servir à déterminer si l'événement est en cours ou s'il est terminé.

Nombre maximum de participants

Indiquez un nombre pour empêcher l'inscription de nouveaux participants une fois que le nombre de participants confirmés a rejoint ce nombre.

L'événement est-il actif?

Décochez cette case seulement si vous voulez ignorer cet événement et annuler les inscriptions.

Référez-vous à l'annexe Formulaire d'ajout d'événement pour des explications plus poussées sur le formulaire d'ajout d'événement.

Les modèles vous permettent de simplifier l'ajout d'événements

Un modèle d'événement est un événement pré-défini qui sert à accélérer la création de nouveaux événements. Pour appliquer les définitions d'un modèle à un nouvel événement, il suffit de sélectionner le modèle à partir de la boîte défilante intitulée Depuis le modèle.

Figure 1.7.1.1. La sélection d'un modèle initialisera instantanément un événement à partir d'un ensemble de paramètres pré-définis

Accéder aux Modèles d'événement de votre site. Ajoutez-en un nouveau à partir du bouton Ajouter un modèle d'événement.

Déterminez les coordonnées de l'événement

Accédez à l'onglet Lieu de l'événement d'un événement.

Configurez un événement payant

Accédez à l'onglet Tarifs d'un événement.

Activez son formulaire d'inscription

Accédez à l'onglet Inscription en ligne d'un événement.

Planifiez un rappel

Accédez à l'onglet Programmer un rappel d'un événement et cliquez sur le bouton Ajouter un rappel.

Référez-vous au chapître Rejoindre des participants pour la procédure complète.

Annoncez l'événement

Une fois que l'événement est bien présent au GRC et que les inscriptions sont possibles, il est temps de le promouvoir.

Récupérez un lien vers l'événement

Pour obtenir un lien vers le formulaire d'inscription de l'événement :

Accéder à la page de Gestion des événements

Répérez l'événement à annoncer

Cliquez sur Liens événement à droite de l'écran, sur la ligne qui correspond à l'événement

Choisissez l'option Inscription (réelle) du menu illustré plus bas

Copiez l'adresse de la page du formulaire d'inscription

Figure 1.7.1.2. La page de Gestion des événements offre un moyen rapide pour obtenir un lien vers la page d'inscription d'un événement.

Ou bien :

Accéder à la page de l'événement dans CiviCRM

Placez le curseur sur le bouton S'inscrire maintenant

Faites un clic droit sur la souris et choississez l'option de menu qui vous permet de copier le lien

Lancez des invitations par courriel

Une fois que vous ayez produit votre liste de destinataires, il ne vous restera plus qu'à rédiger votre envoi massif et à y insérer le lien vers la page événements que vous avez récupéré plus tôt.

Gérer des participants

Gérer des participants

Ajouter une inscription payante

Accédez d'abord à la fiche du contact

Avant d'ajouter un participant, il doit y avoir fiche pour décrire le contact. Si le contact n'existe pas, assurez-vous d'abord d'ajouter un contact individuel.

Ajoutez un nouveau participant à l'événement

Sous l'onglet Événements du contact, appuyez sur le bouton Ajouter une inscription à l'évènement; ou bien, sous le menu Événements, accédez au formulaire nommé Inscrire un participant à l'événement.

Figure 1.7.2.1. Le formulaire d'inscription permet d'ajouter un nouveau participant à un événement.

Le paiement d'un participant doit être inscrit avant d'être reçu!

Il n’est pas possible d'associer un paiement à un participant suite à sa création. Le paiement du participant doit donc être précisé au moment son inscription. Les paiements qui n'ont pas encore été reçus sont indiqués par un État du paiement marqué En attente. Cet état facilitera le suivi du participant et de son paiement, et il sera possible de l'approuver ultérieurement.

Figure 1.7.2.2. Le formulaire comprend une section de paiement à compléter lorsque l'événement est payant.

Si le paiement n’est pas précisé :

Le changement du statut de la contribution ne mettra pas à jour le statut de la participation.

L’historique de paiement ne sera pas visible lorsqu’on consulte les détails de la participation.

Pour corriger une situation problématique, il faut supprimer la contribution et la recréer :

Accédez au formulaire de modification de participation

Cochez la case Paiement enregistré?

Complétez les informations de paiement :

Spécifier l'État du paiement

Décocher la case Envoyer confirmation du reçu

Lister des participants

Lister des participants

Produire un rapport de participation

Les rapports mentionnés ici sont accessibles à partir menu Rapports → Rapports d'événements.

Listez des participants inscrits

Sur la page des Rapports d'événements, cliquez sur la Liste des participants inscrits.

Figure 1.7.3.1. Des raccourcis utiles sont accessibles pour chaque rapport sous son lien more. Ils peuvent servir à produire une version PDF ou CSV du dernier rapport enregistré.

Le rapport retournera la dernière liste de participants qui a été enregistrée. Pour que le rapport reflète les participant d'une autre séance, il faudra le modifier :

Cliquez sur le nom du rapport à modifier

Accéder à son onglet Filtres

Changez le nom de la case Événement pour refléter l'événement visé

Appuyez sur le bouton Rafraîchir les résultats.

Les résultats de la recherche seront alors mis à jour à l'écran. Il sera ensuite possible d'exporter cette recherche vers un nouveau fichier (PDF, CSV, Excel); ou de l'enregistrer pour modifier les critères par défaut de la recherche.

Figure 1.7.3.2. La boîte d'actions sur les rapport sert à gérer, imprimer et exporter le rapport.

Produisez une liste pour un autre événement

Pour produire un rapport de participants adapté à un autre contexte ou événement, il suffit de modifier une Liste des participants inscrits, puis d'en Sauvegarder une copie à l'aide de sa boîte d'action.

Il existe plus d'une sorte de participant

Prenez note que deux participants pour un même événement peuvent occuper des rôles différents. Les participants qui s'inscrivent à un événement sont appelés des «participants» (ou parfois «attendees» en anglais), mais d'autres personnes associées à un événement peuvent participer en tant que «bénévole», «hôte», «orateur» ou autre. CiviCRM fournit donc deux différents rapports de participants :

Le rapport des participants inscrits qui consomment un événement (ou des «attendees», en anglais)

Le rapport des participants tous rôles confondus

La différence entre

Produire une recherche

Tandis qu'un rapport est normalement le meilleur moyen d'obtenir une Liste de participants, les recherches peuvent aussi servir à extraire les participants d'un évènement.

Trouvez des participants

Accédez au menu Événements → Trouver des participants.

Figure 1.7.3.3. L'écran de recherche des participants permet d'extraire différentes listes de participants.

Avantages face aux rapports :

Un plus grand nombre d'actions est offert (seul l'ajout des contacts à un groupe est disponible au rapport)

Inconvénients :

Moins d'options d'affichage

Moins d'options d'exportation

Moins rapide d'accès (il faut spécifier ses critères de recherche à chaque fois)

Trouvez des contacts liés à un événement

Accédez au menu Contacts → Recherche avancée.

Figure 1.7.3.4. La section Événements de la recherche de contacts peut aussi extraire les participants liés à un événement.

Avantages face à la recherche de participants :

Permet de combiner les critères de recherche des participants à ceux d'une recherche avancée

Offre un plus large éventail d'actions (ex: fusions, exports, envois massifs, etc.)

Désavantages :

Les actions offertes sont moins adaptées au contexte des événements (ex: impossible de modifier massivement l'état des participants, de les supprimer, d'imprimer des badges nominatifs, etc.)

Alerter des participants

Alerter des participants

Prévoir un rappel automatisé

Ajoutez ou modifiez un rappel

Cette option n'est pas offerte avec Mosaico pour l'instant

Accéder à l'onglet Programmer un rappel de la fiche Événement pour laquelle on veut rejoindre les participants.

Remplissez le formulaire pour programmer un rappel à transmettre par courriel aux participants de l'événements.

Titre

Choisissez un titre significatif pour cet envoi. Ce titre ne sera pas transmis aux destinataires. Si l'option Enregistrer une activité pour les courriels automatiques est cochée, il sera inscrit au journal des activités des contacts qui l'auront reçu.

Destinataire

Choisissez «Incrit» pour rejoindre ceux pour qui la participation est confirmée. Le rappel ne sera transmis qu'aux destinataires qui correspondent au statut indiqué ici.

Quand

Indiquez une date précise ou une date relative à la tenue de l'événement.

Utilisez un modèle

Choissisez un modèle ou composez-en un nouveau.

Référez-vous à l'annexe Formulaire de rappel d'événement pour des explications plus poussées sur le formulaire.

Transmettre un avis personnalisé

Cette méthode est applicable jusqu'à une limite de 50 participants. Aucune statistique sur l'envoi des courriels ne sera compilée.

Isolez les participants à rejoindre

Accédez à la recherche Trouver des participants du menu Événements ou à la Recherche avancée du menu Rechercher et remplissez les critères qui vous permettront d'atteindre les destinataires désirés.

Envoyez un courriel

Sélectionnez vos contacts et choisissez l'action nommée Courriel - envoi immédiat (50 destinataires ou moins).

Référez-vous à l'annexe Formulaire de courriel pour des explications sur le formulaire.

Transmettre une annonce par envoi massif

Cette méthode est à préconiser pour transmettre un bulletin d'information à l'ensemble des participants. Elle tire parti des outils offerts par les communications massives et n'impose pas de limite sur le nombre de destinataires.

Isolez les participants à rejoindre

Accéder à la Recherche avancée du menu Rechercher et remplissez les critères qui vous permettront d'atteindre les destinataires désirés.

Envoyez votre annonce (CiviMail)

Sélectionnez vos contacts et choisissez l'action nommée Contact - planifier/envoyer un envoi massif traditionnel.

Référez-vous à l'annexe Formulaire d'envoi massif (traditionnel) pour des explications plus poussées sur le formulaire.

Envoyez votre annonce (Mosaico)

Sélectionnez vos contacts et choisissez l'action nommée Contact - planifier/envoyer un envoi massif.

Vous pouvez faire appel au modèle d'invitation Mosaico pour mettre en forme votre message.

Si Mosaico n'est pas disponible, la messagerie traditionnelle CiviMail sera utilisée.

Les adhésions des membres

Les adhésions des membres

Une adhésion est un contrat entre un contact et l'organisme qui émet une reconnaissance. Ce contrat accorde à un contact de la base de données un statut de membre pour une période déterminée. Les durées d'adhésions peuvent aller d'une journée à une vie, elles peuvent être gratuites ou payantes, et avoir des structures de tarification simples ou complexes. Elles sont renouvelables à n'importe quel moment. Leurs versements peuvent être récoltés en ligne, à la main ou par versement périodique, selon le processeur de paiement utilisé.

Globalement, cette composante permet de :

Définir un ou plusieurs types d'adhésion (ex: membre utilisateur, membre de soutien, abonnement à un magazine, etc.)

Établir des tarifications qui répondent à des besoins variés

Gérer ces adhésions par l'interface administrative

Programmer des messages automatisés (ex: pour accueillir de nouveaux membres, rappeler le prochain renouvellement, etc.)

Planifier le suivi des contacts dans le cycle d'adhésion

Prévoir des options en libre-service pour l'inscription et le renouvellement en ligne

Accorder des privilèges additionnels sur le site web de vos membres

La validité d'un contrat d'adhésion est représenté par un Statut d'adhésion (ex: Courant, Expiré, En attente, Annulé), qui dépend le plus souvent de sa période d'abonnement et de l'état de son paiement. Ce statut ponctue son cycle de vie, qui comprend une série d'activités allant de l'inscription à son renouvellement. Les termes et les tarifications de chaque contrat varient en fonction du type d'adhésion. Certaines adhésions peuvent être réservées aux organismes, aux individus ou à n'importe quel type de contact.

Ce chapître présente les adhésions de la Coop SymbioTIC et décrit les procédures essentielles à la gestion de leur cycle de vie.

Les types d'adhésions

Le GRC de la Coop SymbioTIC prévoit les types d'adhésion suivants :

[...]

Accédez aux détails des types d'adhésion sur le GRC de la Coop SymbioTIC.

Le cycle de vie de l'une adhésion

Les différentes étapes d'une adhésion de la Coop SymbioTIC sont reflétées par leur statut. Ce statut est normalement mis à jour automatiquement au fil du temps. Il en va de même pour les dates de fin de chaque adhésion.

Statut de l'adhésion | Période | Description
Nouveau | De l'adhésion initiale aux 3 premiers mois | Un futur membre rempli un formulaire en ligne ou contacte un préposé pour devenir membre. L'adhésion est aussitôt approuvée et le membre est actif.
En attente | - | Le membre attend d'être approuvé avant d'être considéré actif. Il occupera ce statut jusqu'à ce que son paiement soit réglé.
Courant | À partir du 3e mois de l'adhésion initiale | Le membre est actif.
Délai de grâce | Le premier mois suivant la fin de l'adhésion | L'adhésion doit être renouvelée pour une nouvelle année. Le membre est toujours actif.
Expiré | Un mois après la fin de l'adhésion | L'adhésion est échue.
Annulé | - | L'adhésion a été suspendue indéfiniment.
Décédé | - | L'organisation membre a été dissoute ou le membre est décédé.

Accédez aux détails des statuts d'adhésion sur le GRC de la Coop SymbioTIC.

Une adhésion est en vigueur seulement quand son statut est jugé actif

Seuls les statuts Nouveau, Courant, En attente et Délai de grâce sont considérés comme des états actifs. Un contact qui serait marqué d'un autre statut ne serait pas considéré comme un membre.

Assurez-vous de préciser ces statut lors d'une recherche de membres sur le GRC afin d'extraire tous les membres actifs.

Gérer des membre

Gérer des membres

Récolter les inscriptions par le web

Présentez au futur membre un formulaire d'inscription

Les formulaires d'inscription pour les adhésions sont définis sous le menu Contributions → Gérer les pages de contribution. Pour obtenir un lien vers un formulaire de contribution, il suffit de cliquer sur le lien nommé «Lien» situé sur la ligne d'un formulaire de contribution, puis d'accéder à la «Page en production».

Consultez les nouvelles d'adhésion

Sous le menu Adhésions, accédez à Rechercher des adhésions.

Faites une recherche avec un statut Nouveau ou une date d'inscription (Membre depuis) récente pour obtenir une liste des nouveaux membres.

Pour répérer les membres les plus récents, cliquez ensuite deux fois sur la colonne Membre depuis de la page des résultats de recherche.

Figure 1.8.1.1. La page des résultats d'une recherche d'adhésion affiche les derniers membres qui ont été inscrits.

Répérez les adhésions incomplètes

Faites une recherche des contributions dont le statut est En attente pour récupérer une liste des adhésions dont le paiement n'est pas encore complété.

Ajouter un nouveau membre

Accédez d'abord à la fiche du contact

Avant d'ajouter un membre, il doit y avoir fiche pour décrire le contact. Si le contact n'existe pas, assurez-vous de produire une fiche qui accepte le type d'adhésion à ajouter.

Vérifiez si le contact est déjà membre

Consultez l'onglet Adhésions du contact qui deviendra membre.

Assurez-vous qu'il n'y ait pas d'adhésion active qui corresponde au type d'adhésion à produire.

Figure 1.8.1.2. L'onglet adhésions d'un contact présente une adhésion active de type Entreprise.

Vérifiez ensuite qu'il n'y ait pas, sous ce même onglet, de section intitulée Adhésions inactives ou en attente.

Figure 1.8.1.3. L'onglet adhésions liste une adhésion inactive de type Entreprise ayant expiré le 31 décembre 2017.

Si une adhésion du même type est déjà présente et que ses dates de début et de fin correspondent à la période d'adhésion de l'année précédente, vous pourriez renouveler l'adhésion pour l'année en cours plutôt que d'en ajouter une nouvelle. De même, si sa date de fin est dans l'avenir, il serait recommandé d'étendre la durée de l'adhésion par un renouvellement plutôt que par un nouvel ajout.

Ajoutez une nouvelle adhésion

Sous l'onglet Adhésions du contact, appuyez sur le bouton Ajouter une relation; ou bien, sous le menu Adhésions, accédez au formulaire de Nouvelle adhésion.

Figure 1.8.1.4. Le formulaire d'ajout d'adhésion.

Contact

Si le champ n'est pas rempli, sélectionnez le nom du contact à faire membre.

Organisation et type d’adhésion

Sélectionnez le nom de l'organisme qui attribue l'adhésion au nouveau membre. Sur le GRC de la Coop SymbioTIC, toutes les adhésions sont affectés à un seul organisme : Coop SymbioTIC.

Déterminez le type d'adhésion.

Choisissez une tarification lorsqu'il s'agit d'ajouter un des types de membre inscrits à la boîte défilante.

D'autres options s'ajouteront alors pour préciser le type d'adhésion.

Paiement de l'adhésion et reçu

Prenez-soin de spécifier la Méthode de paiement ainsi que l'État du paiement.

Figure 1.8.1.5. Le formulaire de paiement d'adhésion apparaît dès qu'on précise une tarification ou un type d'adhésion payant. Ses paramètres se précisent automatiquement à partir des sélections précédentes.

Le paiement d'une adhésion doit être inscrit avant d'être reçu!

Il n’est pas possible d'associer un paiement à une adhésion suite à sa création. Le paiement de l'adhésion doit donc être précisé au moment de l'ajout de l’adhésion. Les paiements qui n'ont pas encore été reçus sont indiqués par un État du paiement marqué En attente. Cet état facilitera le suivi de l'adhésion et de son paiement, et il sera possible de l'approuver ultérieurement.

Si le paiement n’est pas précisé :

Ni le statut de l’adhésion, ni sa date de fin ne seront mis à jour lorsqu'on recevra le paiement jour

L’historique de paiement ne sera pas visible sur la consultation de l’adhésion.

Pour corriger une situation problématique, il faut supprimer la contribution et la recréer :

Accéder au formulaire de modification d’adhésion

Cocher la case Mettre à jour l’état du paiement

Compléter les informations de paiement. en faisant attention de :

Spécifier l'État du paiement

Décocher la case Envoyer confirmation du reçu

Les dates seront déterminées automatiquement

En règle générale, il n’est pas nécessaire d’informer les dates des fiches d’adhésion. Elles sont calculés automatiquement à partir de la date du jour et des règles de dates définies dans le type d’adhésion.

Renouveler une adhésion

Plutôt que d'ajouter une nouvelle adhésion à chaque année pour un même contact, il est recommandé d'étendre la durée d'une adhésion par son renouvellement.

Activez un renouvellement

Figure 1.8.1.6. Le menu de renouvellement d'une adhésion permet d'accéder au formulaire de renouvellement.

Accédez à l'onget Adhésions d'un contact

Répérer la ligne de l'adhésion à renouveler et cliquez sur son lien Renouveler...

Sur le menu qui s'affiche (illustré plus haut), cliquez sur Renouveler pour accéder au formulaire de renouvellement

Révisez le paiement à enregistrer

Appuyez sur le bouton Renouveler pour accomplir le renouvellement

Comme pour la création de nouveaux membres, il est recommandé de préciser un paiement, faute de quoi on pourra difficilement réaliser un suivi des dûs rattachés à l'adhésion.

La date de fin de l'adhésion sera mise à jour dès que le paiement aura été perçu; c'est-à-dire au moment où l'État du paiement indiquera Terminé. Si le paiement n'a pas encore été reçu, placez cet état à En attente.

Le statut d'adhésion est caculé automatiquement

Il est habituellement superflu d'informer le statut d'un membre. Cet état est rafraîchi régulièrement d'après l'état du paiement et la période d'adhésion est continuellement vérifiée à partir de la date du jour.

Forcez un statut d'adhésion seulement quand c'est nécessaire

Une situation exceptionnelle peut exiger qu'on ignore le calcul automatique d'un statut d'adhésion.

Par exemple :

Un membre garanti avoir transmis son paiement par la poste et on souhaite garder son adhésion active en attendant la perception des sommes dûes

Une adhésion à été annulée à la demande du membre (ex: lors d'un remboursement)

CiviCRM propose l'option d'écraser un statut afin de forcer un état et d'empêcher sa mise à jour automatique. La prudence est avisée lorsqu’on utilise cette option, puisque CiviCRM ne mettra plus à jour le statut de cette adhésion.

Figure 1.8.1.7. Le formulaire de modification d'une adhésion offre deux options pour forcer un statut.

Depuis CiviCRM 5.0, il est possible d'indiquer une date jusqu'à laquelle le statut sera écrasé. Cela permet d'accorder un statut exceptionnel à un membre pour une brève période et d'éviter des oublis inconvenants.

Lister des membres

Lister des membres

Accéder aux listes prédéfinies

On retrouve déjà, sur le GRC de la Coop SymbioTIC, un ensemble de groupes dynamiques pour accéder à des listes de contacts utiles.

Listez les adhésions en fin de cycle

Les adhésions en fin de cycle sont habituellement représentées par un statut d'adhésion particulier. Pour obtenir une liste des membres en fin de cycle, il suffit de faire une recherche pour les adhésions qui partagent ce statut.

Par exemple :

Les adhésions en État de grâce de l'Association professionnelle des poseurs de tapis rassemblent les membres dont leur période d'adhésion est dépassée par moins d'un mois. L'association tire avantage de cette extension gratuite pour laisser à leur membre le temps de renouveler leur adhésion.

La Société de protection des limaces à trottoir (SPLAT), quant à elle, exige que chaque adhésion soit renouvelée à l'intérieur des 3 derniers mois de sa date d'expiration. Un statut À renouveler a été prévu à cet effet afin d'extraire les adhésions en fin de cycle.

Produire de nouvelles listes de membres

Reprenez une recherche existante

Une façon simple de produire une nouvelle liste consiste à accéder à un groupe dynamique qui se rapproche de la liste qu'on veut produire, puis d'en altérer les critères de recherche :

Accéder à l'un des groupes énumérés plus haut

Cliquer sur le bouton dont le titre débute par Modifiez les critères de recherche pour... situé en haut de la page

Sur la page suivante, cliquez sur le lien dont le titre commence par Modifier les critères de recherche du groupe dynamique...

Fournissez les nouveaux critères de recherche, puis soumettez le formulaire à nouveau à l'aide du bouton Rechercher

Faites une recherche parmi les membres

Accédez à la page Rechercher des adhésions, situé sous le menu Adhésions pour entamer une nouvelle recherche.

Sauvegardez votre liste pour un usage ultérieur

Si vous jugez que cette nouvelle liste vous sera utile ultérieurement, il est recommandé de sauvegarder cette recherche sous la forme d'un nouveau groupe dynamique. Pour ce faire, il suffit de faire appel à l'action intitulée Groupe - créer un groupe dynamique.

Si vous comptez plutôt utiliser cette liste comme point de départ pour un groupe statique, que vous éditerez par la suite, faites alors appel à l'action intitulée Groupe - ajouter les contacts.

Alerter des membres

Alerter des membres

Réviser les rappels de renouvellement

Les alertes de renouvellement des adhésions sont listées avec tous les autres rappels planifiés sous le menu Administrer → Communications → Planifier les rappels. Ces rappels permettent de déterminer les dates et les conditions des avis à transmettre.

Modifiez la date d'un avis de renouvellement

[...]

Modifiez le texte de l'invitation du renouvellement

Le texte du message est différent du modèle

Le message du rappel est une simple copie du modèle utilisé. Il n'est pas lié au rappel. En d'autres mots :

le modèle du message n'est pas mis à jour quand on enregistre le rappel. Il faut cocher la case Mettre à jour le modèle pour remplacer le modèle original

une modification au modèle de message ne changera pas les rappels qui s'en servent, puisque chaque rappel est distinct

Transmettre une annonce par envoi massif

Cette méthode est à préconiser pour transmettre un bulletin d'information à un groupe de membres. Elle tire parti des outils offerts par les communications massives et n'impose pas de limite sur le nombre de destinataires.

Isolez les participants à rejoindre

Référez-vous au chapître Lister des membres pour identifer la liste des destinataires souhaités.

Envoyez votre annonce (Mosaico)

Sélectionnez vos contacts et choisissez l'action nommée Contact - planifier/envoyer un envoi massif.

Les contributions

Les contributions

Les contributions servent à récolter des dons, des cotisations de membres, des frais d’inscription aux évènements et à traîter toute autre forme de paiement transigé par CiviCRM. Une fiche de contribution décrit ainsi les détails de chaque transaction prévue, complétée ou annulée. Le paiement d'une contribution a souvent pour effet d'activer l'entité (ex: adhésion, participation à un événement) à laquelle elle est rattachée.

Plusieurs stratégies de paiement sont possibles (ils dépendent des scénarios prévus et des capacités des passerelles de paiement utilisées) :

Saisie manuelle de paiements par chèque ou autre

Paiements en ligne (ex: carte de crédit, PayPal)

Paiements en nom d'un tierce parti

Récurences de paiements automatisés

Récolte de promesses de dons

Levées de fonds par groupes d'agents au service d'une cause commune

Ces contributions peuvent ensuite servir à produire :

Des factures

Des reçus

Des lettres de remerciement

Des lots comptables exportables vers un logiciel compatible

Des rapports sur les revenus, les donateurs ou autres

Traîter des achats

Traîter des achats

Les achats, les factures et les reçus sont représentés dans CiviCRM par des contributions. Celles-ci servent à récolter des dons, puis à payer des événements ou des adhésions. C'est à partir de celle-ci qu'on pourra faire un suivi des sommes dûes et des paiements qui ont été déboursés ou remboursés.

Produire une contribution par l'interface administrative

Le processus diffère selon ce qui est vendu : un don, une inscription à un événement, une adhésion.

Récoltez un don

Les dons récoltent des sommes d'argent sans nécessairement capturer d'information additionnelles.

Créez une nouvelle fiche de contribution.

Assurez-vous d'y inscrire un paiement

À moins que le paiement n'ait été reçu, inscrivez son Statut de contribution à En attente

Commandez une adhésion

En plus de récolter une somme d'argent, une adhésion nécessite l'ajout des détails concernant le nouveau membre.

Ajoutez une fiche d'adhésion

Assurez-vous d'y ajouter un paiement

À moins que le paiement n'ait été reçu, inscrivez son Statut de contribution à En attente

Commandez une inscription pour un événement

En plus de récolter une somme d'argent, une inscription nécessite l'ajout des détails concernant le nouveau participant.

Ajoutez une fiche de participant

Assurez-vous d'y ajouter un paiement

À moins que le paiement n'ait été reçu, inscrivez son Statut de contribution à En attente

Produire une contribution par un formulaire public

Les formulaires publics permettent aux visiteurs du site de passer des commandes tout en récoltant leurs paiements. À chaque fois qu'un contact soumet un formulaire de paiement, une fiche de contribution qui détaille la transaction financière s'ajoute au GRC. L'item acheté est normalement activé dès que son paiement est réglé.

Recevez des contributions avec paiement immédiat

Les paiements complétés (ex: paiements par crédit) auront un Statut de paiement qui indique Complété. Comme les sommes seront reçues au moment de la commande, aucune action n'est habituellement requise pour finaliser ces transactions.

Recevez des contributions avec paiement en différé

Les paiements incomplets (ex: paiements par chèque, remis à plus tard) auront un Statut de paiement qui indique En attente

Ces paiements qui sont marqués En attente devront être complétés, soit par un administrateur du site, soit par un éventuel paiement en ligne, afin que l'item acheté s'active.

Recevez des contributions sans prévoir de paiement

Il n'est pas toujours possible d'automatiser les collectes de paiement. Dans certaines situations :

on ne sollicite pas de paiement (ex: la commande doit d'abord exiger une approbation)

on accepte un paiement par chèque ou par carte de crédit en réponse à une sollicitation par courrier, sans qu'il soit lié à une inscription ou une adhésion

Ces situations peuvent exiger une intervention additionnelle des administrateurs du GRC.

Recevoir un paiement

Quand on effectue un paiement par le biais d’une passerelle de paiement (Paypal, Desjardins, Stripe, …), le Statut du paiement est généralement mis à l’état Terminé suite à l’approbation de la transaction. Le paiement est alors complété.

D'autres situations exigent une intervention manuelle. C'est le cas des commandes dont le Statut du paiement indique En attente. La réception de chèques, de montants en espèce, de virements bancaires peuvent peuvent nécessiter que ces sommes soient perçues avant d'être notées au GRC.

Retrouvez la contribution à recevoir

soit à partir de l’onglet contributions de la fiche contact

soit à l'aide à une recherche de contribution

Inscrivez le paiement reçu

En supposant que le montant du paiement ait déjà été inscrit et qu'il correspond au montant reçu : Modifiez la fiche de contribution et indiquer son Statut du paiement à Complété.

La réception d'un paiement affectera les items payés

Le changement du Statut du paiement d'une adhésion vers Terminé modifiera le statut de l’adhésion ainsi que sa date de fin. L’adhésion est ainsi renouvelée pour une nouvelle période dès que son paiement est complété.

Le Statut du paiement d'une participation à un événement passera de l’état Attente de paiement vers l’état Inscrit.

Pointer vers un formulaire de paiement

Pour ces situations où le paiement n'est pas récolté au moment de la commande, il peut être utile de produire un lien qui pointe vers un formulaire capable de récolter les paiements par carte de crédit.

Par exemple :

Un contact a mentionné qu'il allait payer par chèque, mais pourrait souhaiter payer plus tard par carte de crédit

Votre processus nécessite la création d'une facture (contribution) préalable au paiement

Produisez un lien vers un formulaire de paiement

Figure 1.9.1.1. Le bouton des actions qui sont possibles sur une fiche contact comprend une option pour accéder à un tableau de bord.

Accédez à la fiche du contact ayant des sommes dûes

Cliquez sur le bouton Actions (en bleu) de la fiche, situé sous le nom du contact, puis choisissez l'option Tableau de bord du contact

Sur la page suivante, répérez sous Vos contributions la contribution à payer (Sa colonne statut indique En attente) et répérez le bouton Payer maintenant

Figure 1.9.1.2. Le tableau de bord de ce contact liste deux contributions. Celle qui est en attente de paiement présente un bouton pour inscrire son paiement.

Transmettez le lien de paiement au destinataire

Placez le curseur sur le lien Payer maintenant

Faites un clic droit sur le lien à copier

Choisissez l'option Copier l'adresse du lien

Collez ce lien ailleurs (ex: dans un courriel) pour le transmettre au contact

Le lien copié ressemblera à celui-ci :

https://example.org/contribute/transact?reset=1&id=8&ccid=273

Produire des factures

Produire des factures

Facturer plusieurs clients

Une facturation massive s'effectue en deux étapes. Dans un premier temps, on identifie les clients à facturer, puis dans un deuxième temps, on transmet la facture.

Sélectionnez les clients à facturer

Se rendre sous le menu Contributions → Rechercher des contributions

Compléter les critères de recherche qui correspondent aux clients à facturer

Appuyer sur le bouton nommé Rechercher

Sélectionner l'ensemble des contribution à facturer

Choisir l'action nommée Factures - Impression ou envoi

Figure 1.9.2.1. On fera appel à une recherche de contributions afin d'identifier les clients à facturer.

Transmettez les factures par courriel

Figure 1.9.2.2. Le formulaire d'envoi de facture prévoit un espace pour personnaliser le courriel qui accompagne le document.

Sur la page qui suit l'action Factures - Impression ou envoi, cocher la case nommée Facture par courriel

Compléter le texte de présentation de la facture au besoin

Appuyer sur le bouton intitulé Traiter la/les factures pour transmettre le courriel

Imprimez les factures (pour la poste)

Sur la page qui suit l'action Factures - Impression ou envoi, cocher la case nommée Facture PDF

Appuyer sur le bouton intitulé Traiter la/les factures pour produire un fichier PDF qu'on pourra imprimer

Facturer un seul client

La procédure est la même, sauf qu'au lieu d'accéder au formulaire d'envoi de facture par une recherche, on se rend sur la contribution d'un contact et on appuie sur le bouton nommé «Facture par courriel».

Produire des recus

Produire des reçus

Sortir une liste de reçus

Suite à une recherche de contributions, sélectionnez les contributions qui serviront de reçu et choisissez l'action nommée Reçus - imprimer ou transmettre .

Cette fonction n’est pas disponible par défaut, mais elle peut être ajoutée facilement.

Une fois activée, cette fonction :

Réutilise le modèle de message utilisé lors de la création d’une contribution en cliquant la case Envoyer un reçu

Envoyer les reçus par courriel ou les imprimer pour envoi postal

Générer un reçu pour une contribution donnée

Produire et envoyer des duplicatas de reçu

Générer des reçus en lots pour l’année

Produire des remerciements

Produire des lettres de remerciement

Sortir une liste de contacts à remercier

Suite à une recherche de contributions, sélectionnez les contacts à remercier et choisissez l'action nommée Lettres de remerciement - imprimer ou transmettre.

Exporter des transactions

Exporter des transactions

Exporter des lots comptables

Les Lots de comptabilité de CiviCRM ont été conçus pour faciliter le travail de synchronisation avec les systèmes comptables. Ils servent à exporter des ensembles de transaction et à assurer une certaine intégrité des données.

Une fois exporté, un lot ne peut être ouvert à nouveau dans CiviCRM. Cette contrainte permet d’assurer que les données restent cohérente avec la comptabilité. Tandis que l’outil comptable sera utilisé pour connaître le nombre de transactions de chaque type et les montants qui ont été transigés sur une période donnée, CiviCRM pourra servir de référence pour les détails liés aux transactions.

Quand un export par lot n’est pas souhaitable, on peut alors afficher ou d’exporter une liste des contributions, qui seront saisies à leur tour dans un outil de comptabilité :

Faire une recherche de contributions et sélectionner l’action Exporter les contributions

Accéder au rapport des contributions intitulé Bookeeping transaction report, qui renferme toute l’information pertinente d’un point de vue comptable.

Exporter les données de ce rapport vers le format CSV.

Les dossiers

Les dossiers

Les fiches de dossier facilitent le suivi et la coordination d’un processus qui comprend plusieurs étapes. Ils peuvent impliquer différents intervenants, qui à tour de rôle, font progresser une demande.

Globalement, un suivi de dossier :

Découpe une demande en une série d’activités

Échelonne ces activités dans le temps en fixant des dates de tombées

Assigne un responsable pour chacune de ces activités

Indique la progression de chaque demande et de ses activités sous-jacentes et fournit des tableaux de bord pour en faciliter le suivi

Assiste à la collaboration des différents partis par la délégation de tâches et l’échange de messages retransmis par courriel

Maintient un carnet d’intervenants propre à chaque dossier

À l’aide de ces outils, un suivi de dossier peut, aider à : gérer un processus d’embauche, suivre les différentes étapes d'une intégration de bénévoles, traîter une demande de service ou respecter un processus de sélection pour l’accès à un service social.

Annexes

Annexes

Formulaire de relation

Formulaire d'envois massif (traditionnel)

Formulaire de courriel

Formulaire de rappel d'événement

Formulaire d'ajout d'événement

Formulaire de relation

Formulaire de relation

Figure 1.11.1.1. Le formulaire de relation présente plusieurs options pour configurer le rôle et les privilèges des contacts liés.

Paramètres du formulaire

Type de relation

Le type de relation détermine la nature de la relation entre deux contact.

Description

Il s'agit d'un texte libre qui sert à mieux décrire une relation. Les descriptions sont habituellement optionnelles.

Par exemple :

L'Association professionnelle des poseurs de tapis du Québec indique, au champ description de chaque relation employé-employeur, le titre de son poste. Cette tactique permet à l'association d'obtenir un historique des postes occupés par leurs membres auprès de tous leurs employeurs, actuels et passés.

Note

Ce champ peut servir à noter des renseignements additionnels sur la relation.

Dates de début et de fin et case Activité?

Une relation est jugée active si sa case Activé? est cochée et que la date du jour est comprise entre sa date de début et date de fin ou qu'aucune date n'est précisée.

Les dates d'une relation peuvent servir a collecter des données historiques sur les contacts impliqués.

Par exemple :

L'Ordre professionnel des poseurs de tapis du Québec utilise les deux champs de date pour dénoter la période d'emploi de ses membres. Leur historique d'emploi est ainsi représenté par une suite chronologique de relations employé-employeur.

Le GRC de l'OAOSEQ prévoit une relation Membre du comité administratif pour faire le suivi de ses membres actifs. Lorsqu'un membre cède son rôle, un préposé décoche la case Activé? de cette relation. (L'organisme n'a pas besoin de connaître la période de chaque mandat.)

Permissions

Les boîte à cocher des permissions autorisent un contact à modifier le contact auquel il est lié.

Par exemple :

Rainette Beauchamp, contact administratif de La Poubelle Verte reçoit à chaque année par courriel un avis de renouvellement de son adhésion au Réseau des organismes écologiques avec un logo vert. Parce qu'elle est autorisée à consulter et modifier les informations concernant La Poubelle Verte, elle met à jour les coordonnées de son organisme, qui a déménagé au cours de l'année. Elle en profite pour préciser le numéro de téléphone d'un collègue, ce qu'elle est aussi autorisée à faire, puisque que La Poubelle Verte est peut consulter et modifier les informations de ce dernier.

Communications (lorsque disponible)

...

Formulaire d'envois massif (traditionnel)

Formulaire d'envois massifs (traditionnel)

Figure 1.11.2.1. L'écran de composition d'un envoi massif

Paramètres principaux du formulaire d'envois massifs

Nom du publipostage

Donner un nom à votre envoi pour en faciliter le suivi. Ce nom ne sera pas visible aux destinataires du message.

Campagne

Permet d'associer cette communication à une campagne.

Modèle

Si vous possédez déjà un modèle de communication, sélectionnez le à l'aide de la boîte défilante. Cochez sur l'icône à droite de la boîte défilante pour copier un modèle existant sous un autre nom.

La boîte à cocher Sauvegarder en tant que nouveau modèle en bas du formulaire vous permettra de réutiliser votre modèle. Si elle est cochée, il apparaîtra plus tard sous la boîte défilante.

De

L'adresse de l'expéditeur doit provenir d'un domaine reconnu. Chaque site est configuré avec son propre lot d'adresses.

Destinataires

Sélectionnez les groupes dont les contacts seront listés comme destinataiare.

Si votre groupe n'est pas listé, rendez-vous sur la Gestion des groupes pour vous assurer que sa boîte Mailing List est bien cochée.

... type d'adresse ...

Sujet

Il s'agit du titre du message tel qu'affiché dans la boîte de réception des destinataires.

Langue

Choisissez une langue d'envoi pour ne rejoindre que les destinataires dont c'est la langue de communication.

HTML

Corps du message en format HTML. Référez-vous à la page Composer un modèle pour bien tirer profit de l'éditeur visuel et les champs de fusion.

Text simple

Corps du message en format de texte brut. Ce message sera affiché aux destinataires qui préfèrent ne pas recevoir de messages en format HTML ainsi qu'aux non-voyants. Aucune image n'est permise.

Pièces jointes

Entête et pied de page

Publication

Réponses

Suivi

Formulaire de courriel

Formulaire de courriel

Figure 1.11.3.1. L'écran de composition d'un courriel

Paramètres du formulaire d'envoi de courriel

De

L'adresse de l'expéditeur doit provenir d'un domaine reconnu. Chaque site est configuré avec son propre lot d'adresses.

À

Un document sera produit pour chacun des destinataires listés ici.

Utiliser un modèle

Si vous possédez déjà un modèle de lettre pour la fusion, sélectionnez le à l'aide de la boîte défilante ou téléversez-le ici.

La boîte à cocher Sauvegarder en tant que nouveau modèle en bas du formulaire vous permettra de réutiliser votre modèle. Si elle est cochée, il apparaîtra plus tard sous la boîte défilante.

Sujet

Le titre du courriel. Il s'affichera aussi comme titre dans l'historique des activités associées à chaque destinataires.

Campagne

Permet d'associer cette fusion à une campagne.

Format HTML

Corps du message en format HTML. Référez-vous à la page Composer un modèle pour bien tirer profit de l'éditeur visuel et les champs de fusion.

Format texte

Corps du message en format de texte brut. Ce message sera affiché aux destinataires qui préfèrent ne pas recevoir de messages en format HTML ainsi qu'aux non-voyants. Aucune image n'est permise.

Pièce jointe

Cette section vous permet de joindre une pièce jointe à votre message.

Gardez la taille de vos pièces jointes au minimum. Évitez-les, si possible. Autrement certains destinataires pourraient rejeter votre message. Lorsque vous transmettez un même document à plusieurs destinataires, prévoyez plutôt d'inclure un lien vers un fichier que vous auriez préalablement téléversé sur votre site.

Suite planifiée

Cette section peut normalement être ignorée.

Formulaire de rappel d'événement

Formulaire de rappel d'événement

Figure 1.11.4.1. Le formulaire de programmation de rappel permet d'inclure un message à transmettre et de prévoir à qui il sera transmis et à quel moment.

Paramètres du formulaire de programmation du rappel

Titre

Choisissez un titre significatif pour cet envoi. Ce titre ne sera pas transmis aux destinataires.

Destinataire

Choisissez «Incrit» pour rejoindre ceux pour qui la participation est confirmée. Le rappel ne sera transmis qu'aux destinataires qui correspondent au statut indiqué ici.

Quand

Indiquez une date précise ou une date relative à la tenue de l'événement.

Enregistrer une activité pour les courriels automatiques

Gardez cette case cochée pour ajouter, à sa transmission, une copie du rappel au journal des contacts rejoint.

Répéter

Cette option permet de programmer des rappels successifs suite à l'envoi du premier message.

Nom de l'expéditeur et Courriel de

Complétez ces champs seulement si vous voulez signer le message sous une identité qui soit différente de celle qui est normalement prévue au GRC.

Limiter à certains destinataires ou en ajouter

...

Envoyer le courriel

Gardez cette boîte cochée pour que le courriel soit transmis.

Utilisez un modèle

Choissisez un modèle ou composez-en un nouveau.

Modifiez les sections Format HTML et Format Texte au besoin. Cochez la case Sauvegarder en tant que nouveau modèle si vous voulez conserver vos modifications.

Formulaire d'ajout d'événement

Formulaire d'ajout d'événement

Figure 1.11.5.1. Le formulaire de déclaration d'événement entame le processus d'ajout d'un nouvel événement

Laissez à Participant pour permettre l'inscription de nouveaux participants.

Paramètres du formulaire d'ajout d'événement

Depuis le modèle

Type d'événement

Rôle par défaut

Liste de participants

Intitulé de l'événement

L'intitulé servira à identifier l'événement au sein du GRC et à présenter l'événement sur les pages publiques.

Résumé d'événement

Description complète

Date et heure de début

Indiquez le moment pendant lequel l'événement aura lieu.

Date et heure de fin

La date de fin est optionnelle, mais elle peut servir à déterminer si l'événement est en cours ou s'il est terminé.

Nombre maximum de participants

Indiquez un nombre pour empêcher l'inscription de nouveaux participants une fois que le nombre de participants confirmés a rejoint ce nombre.

Inclure l'itinéraire vers le lieu de l'événement

Événement public

Permettre le partage via les réseaux sociaux

L'événement est-il actif?

Décochez cette case seulement si vous voulez ignorer cet événement et annuler les inscriptions.