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Ajouter un nouveau contact

Sous le menu Contacts du menu principal, choisir le type de contact à ajouter.

Déterminez le type du contact

Avant d'ajouter un contact à la base de données, il est nécessaire de déterminer de quel type de contact il s'agit.

CiviCRM reconnaît trois types de contact de base :

• L'individu
• L'organisation, incluant les entreprises et les institutions et on pourrait
• Le ménage (disponible sur certains sites seulement), aussi appelé famille, qui sert à regrouper des individus sous un même toit

Les type de contacts disponibles pour votre organisme sont énumérés sur la page intitulée La base de contacts.

Votre contact est-il mieux décrit par un sous-type?

Dans certains cas, il est possible de spécifier un sous-type de contact. Un sous-type étend un contact avec de nouveaux attributs spécifiques à son rôle.

Par exemple :

Sur le GRC du Ministère des ressources en économie sociale (exemple fictif), une Institution scolaire se distingue des autres Organisations en faisant partie d'une commission scolaire et offrant en certains programmes dans une ou plusieurs langues d'enseignement.

Le Centre du pré-emploi de l'est du Québec définit un Bénévole comme un Individu avec un ou plusieurs champs d'expertise, pour lequel on peut connaître ses disponibilités et compiler un cummul d'heures de travail.

Un même contact peut avoir plusieurs sous-types qui étendent ses caractéristiques.

Prenez soin de bien nommer vos contacts

Adoptez une syntaxe uniforme

Entendez-vous sur certaines normes de base pour bien décrire vos contacts. Cela vous évitera d'accummuler des copies d'un même contact sous des noms semblables.

Par exemple:

Gérald Prudhomme n'est pas le même homme que Gérald Prud'homme.
La Cie Créole ne tient pas la même compagnie que La Compagnie Créole.

Chaque organisme devrait, autant que possible, être décrit par un nom unique. Les individus qui partagent un même nom se distinguent plus souvent, quant à eux, par une adresse courriel distincte. Voir Fusionner des doublons pour en savoir plus sur le sujet.

Identifiez les organismes à plusieurs paliers

Certains organismes, entreprises ou institutions possèdent plusieurs branches ou départements. Pour bien différencier les multiples instances d'un organisme, le nom d'une organisation devrait habituellement inclure celui de son palier.

Par exemple :

Université de Victoriaville à Vancouver : Faculté des arts et sciences
Université de Victoriaville à Vancouver : Département de communication

Notez les abbréviations

Pour faciliter la recherche des organismes par leur abbréviation, il peut être utile de l'indiquer à l'intérieur de leur nom.

Par exemple :

L'Office des abbréviations des organismes sociaux enregistrés au Québec (OAOSEQ)

Isolez les déterminants

Afin d'obtenir un tri plus significatif des résultats de recherche, on peut opter de déplacer le déterminant d'un organisme vers la fin de son nom.

Par exemple :

Office des abbréviations des organismes sociaux enregistrés au Québec [L'] (OAOSEQ)

Ajouter un contact composé

Dans bien des cas, l'ajout d'un item de carnet d'adresses à sa base impliquent la création de deux fiches : celle d'un employé et celle de son employeur.

Si vous souhaitez enregistrer une organisation avec ses différents représentants, il faudra donc créer dans CiviCRM un contact organisationnel et autant de contacts individuels qu'il y a de représentants.

Associez les individus à leur employeur lors de leur création

Le champ Employeur qui se trouve sur une fiche personnelle permet d'associer rapidement une organisation à un individu. Si l'organisation n'existe pas, elle sera ajoutée à la base.

Voir le chapître Ajouter des relation pour en savoir plus sur le sujet.