Traîter des achats

Les achats, les factures et les reçus sont représentés dans CiviCRM par des contributions. Celles-ci servent à récolter des dons, puis à payer des événements ou des adhésions. C'est à partir de celle-ci qu'on pourra faire un suivi des sommes dûes et des paiements qui ont été déboursés ou remboursés.

Produire une contribution par l'interface administrative

Le processus diffère selon ce qui est vendu : un don, une inscription à un événement, une adhésion.

Récoltez un don

Les dons récoltent des sommes d'argent sans nécessairement capturer d'information additionnelles.

1. Créez une nouvelle fiche de contribution.
2. Assurez-vous d'y inscrire un paiement
3. À moins que le paiement n'ait été reçu, inscrivez son Statut de contribution à En attente

Commandez une adhésion

En plus de récolter une somme d'argent, une adhésion nécessite l'ajout des détails concernant le nouveau membre.

1. Ajoutez une fiche d'adhésion
2. Assurez-vous d'y ajouter un paiement
3. À moins que le paiement n'ait été reçu, inscrivez son Statut de contribution à En attente

Commandez une inscription pour un événement

En plus de récolter une somme d'argent, une inscription nécessite l'ajout des détails concernant le nouveau participant.

1. Ajoutez une fiche de participant
2. Assurez-vous d'y ajouter un paiement
3. À moins que le paiement n'ait été reçu, inscrivez son Statut de contribution à En attente

Produire une contribution par un formulaire public

Les formulaires publics permettent aux visiteurs du site de passer des commandes tout en récoltant leurs paiements. À chaque fois qu'un contact soumet un formulaire de paiement, une fiche de contribution qui détaille la transaction financière s'ajoute au GRC. L'item acheté est normalement activé dès que son paiement est réglé.

Recevez des contributions avec paiement immédiat

Les paiements complétés (ex: paiements par crédit) auront un Statut de paiement qui indique Complété. Comme les sommes seront reçues au moment de la commande, aucune action n'est habituellement requise pour finaliser ces transactions.

Recevez des contributions avec paiement en différé

Les paiements incomplets (ex: paiements par chèque, remis à plus tard) auront un Statut de paiement qui indique En attente

Ces paiements qui sont marqués En attente devront être complétés, soit par un administrateur du site, soit par un éventuel paiement en ligne, afin que l'item acheté s'active.

Recevez des contributions sans prévoir de paiement

Il n'est pas toujours possible d'automatiser les collectes de paiement. Dans certaines situations :

• on ne sollicite pas de paiement (ex: la commande doit d'abord exiger une approbation)
• on accepte un paiement par chèque ou par carte de crédit en réponse à une sollicitation par courrier, sans qu'il soit lié à une inscription ou une adhésion

Ces situations peuvent exiger une intervention additionnelle des administrateurs du GRC.

Recevoir un paiement

Quand on effectue un paiement par le biais d’une passerelle de paiement (Paypal, Desjardins, Stripe, …​), le Statut du paiement est généralement mis à l’état Terminé suite à l’approbation de la transaction. Le paiement est alors complété.

D'autres situations exigent une intervention manuelle. C'est le cas des commandes dont le Statut du paiement indique En attente. La réception de chèques, de montants en espèce, de virements bancaires peuvent peuvent nécessiter que ces sommes soient perçues avant d'être notées au GRC.

Retrouvez la contribution à recevoir

• soit à partir de l’onglet contributions de la fiche contact
• soit à l'aide à une recherche de contribution

Inscrivez le paiement reçu

En supposant que le montant du paiement ait déjà été inscrit et qu'il correspond au montant reçu : Modifiez la fiche de contribution et indiquer son Statut du paiement à Complété.

La réception d'un paiement affectera les items payés

Le changement du Statut du paiement d'une adhésion vers Terminé modifiera le statut de l’adhésion ainsi que sa date de fin. L’adhésion est ainsi renouvelée pour une nouvelle période dès que son paiement est complété.

Le Statut du paiement d'une participation à un événement passera de l’état Attente de paiement vers l’état Inscrit.

Pointer vers un formulaire de paiement

Pour ces situations où le paiement n'est pas récolté au moment de la commande, il peut être utile de produire un lien qui pointe vers un formulaire capable de récolter les paiements par carte de crédit.

Par exemple :

• Un contact a mentionné qu'il allait payer par chèque, mais pourrait souhaiter payer plus tard par carte de crédit
• Votre processus nécessite la création d'une facture (contribution) préalable au paiement

Produisez un lien vers un formulaire de paiement

1. Accédez à la fiche du contact ayant des sommes dûes
2. Cliquez sur le bouton Actions (en bleu) de la fiche, situé sous le nom du contact, puis choisissez l'option Tableau de bord du contact
3. Sur la page suivante, répérez sous Vos contributions la contribution à payer (Sa colonne statut indique En attente) et répérez le bouton Payer maintenant

Transmettez le lien de paiement au destinataire

1. Placez le curseur sur le lien Payer maintenant
2. Faites un clic droit sur le lien à copier
3. Choisissez l'option Copier l'adresse du lien
4. Collez ce lien ailleurs (ex: dans un courriel) pour le transmettre au contact

Le lien copié ressemblera à celui-ci :

https://example.org/contribute/transact?reset=1&id=8&ccid=273