Éviter les doublons
Un doublon se produit lorsque deux fiches distinctes servent à identifier le même contact.
Comprendre les causes des doublons
Les doublons se produisent généralement pendant l'une des situations suivantes :
- Imports de contacts
- Entrées de données par les administrateurs
- Récolte de données par le biais de formulaires publics
Ils sont causés par l'insertion de données qui ne peuvent pas être reliées aux contacts existants d'une base de données.
Par exemple:
Dans une base de données qui liste un organisme nommé «Université de Victoriaville à Vancouver (UVÀV)», un utilisateur remplit un formulaire où le nom de son organisme est «UVÀV».
Le logiciel ne sait pas deviner qu'il s'agit du même organisme parce que les deux noms sont orthographiés différemment.
Un doublon pourrait aussi se produire si l'on jugeait qu'il serait risqué de laisser la machine fusionner deux organismes du même nom à partir des données fournies.
Savoir éviter les doublons
À chaque fois qu'un contact est ajouté à la base de données, un mécanisme s'enclenche pour vérifier s'il doit être fusionné à un contact existant. Si ses champs principaux sont identiques, les deux contacts pourraient être automatiquement fusionnés.
Par exemple:
Sur le site d'un organisme où les différents membres d'une famille peuvent partager une même adresse courriel :
- Chaque individu est identifié par un courriel et prénom unique
- Chaque organisation est identifié par un nom d'organisation unique
Si, suite à la soumission d'un formulaire, deux contacts possèdent le même identifiant (ex: même courriel et prénom ou même nom d'organisation), la situation sera automatiquement détectée et les contacts pourraient être fusionnés.
Il est possible de programmer des règles de fusions plus sophistiquées lorsque la méthode habituelle s'avère insuffisante.
Prenez-connaissance règles de fusion qui sont en vigueur sur votre site
Chaque type de contact possède ses propres règles de fusion. Celles-ci sont placées sous le menu Contacts → Trouver et fusionner les contacts en double.
Il existe trois types de règles de fusion :
- Celles qui sont suggérées suite à l'enregistrement d'un formulaire administratif et qui doivent être validées par un administrateur du site avant d'être appliquées. Ces règles sont dites supervisées.
- Celles qui s'opèrent automatiquement sur les formulaires publiques et les imports de données suite à l'enregistrement de nouvelles données. Ces règles sont dites non-supervisées, et elles sont normalement plus strictes que les autres.
- Les autres règles sont strictement appliquées sur demande par un administrateur du site. Ces règles sont dites générales.
Les règles de fusion qui ont été choisies visent à minimiser l'insertion de doublons tout en autorisant un maximum de variété dans la manière d'identifier vos contacts.
Adoptez des normes de rédaction pour les champs principaux de vos contacts
Les variations de syntaxe au niveau des champs principaux d'un contact sont succeptibles de produire des doublons. Il est donc important d'établir certaines normes pour bien nommer ses contacts. Nous avons émis quelques recommandations à cet effet au chapître Ajouter un nouveau contact.
L'absence ou la présence d'accents, de majuscules ou de minuscules parmi les champs principaux ne devraient pas empêcher l'identification des doublons, mais les symboles de ponctuation doivent rester consistants entre les contacts.
Sachez répondre aux demandes de fusion assistée
Lorsqu'un remplissage de formulaire enclenche le détecteur de dédoublonnage supervisé, l'administrateur du GRC est immédiatement alterté de la situation. Comme la fiche à ajouter pourrait être un doublon, on propose à l'administrateur d'accéder au contact similaire afin d'éviter la copie inutile.
Si l'on tente d'enregistrer la fiche suspecte, le détecteur exige qu'on appuie sur le bouton Enregistrer les contacts correspondants pour confirmer l'opération. (Ce bouton est situé plus bas dans la région intitulée Détails du contact de la fiche.) Les boutons Enregistrer et Enregistrer et en créer un nouveau ne feront que répéter le message, sans sauvegarder le contact.
Si l'on tente de modifier une fiche qui semble exister en double dans la base de données, le détecteur continuera d'exiger qu'on appuie sur Enregistrer les contacts correspondants pour confirmer l'opération. On pourra consulter ou modifier le contact similaire ou fusionner les deux fiches en cliquant sur un des liens présentés par la boîte de dialogue.
Vérifiez manuellement la présence de doublons
Il existe des situations sensibles où une fusion automatique ne serait pas désirable et des circonstances où il n'est pas possible de détecter les doublons. À ce moment, il une intervention manuelle est requise pour dédoublonner les contacts.
Voici quelques exemples de situations qui peuvent exiger un dédoublonnage manuel :
- Un des champs principaux d'un doublon est orthographié différemment
- Le formulaire utilisé pour l'ajout d'un contact a été configuré pour ne pas opérer de fusions (l'opération pourrait être risquée si elle est automatisée)
- Un import de données n'a pas pris en charge les fusions
- Un administrateur n'a pas confirmé une fusion assistée