Déterminer les destinataires
La première chose à prévoir lors d'un envoi massif est sa liste des destinataires.
Préparer une liste de diffusion
Comme nous l'avons vu au chapître Regrouper des contacts, pour qu'un groupe puisse servir de liste de diffusion pour un envoi massif, il doit d'abord être marqué comme un Mailing List :
- Créer un groupe de contacts (statique ou dynamique) et lui donner un nom (ex: «Infolettre»)
- Éditer le groupe et cocher sa case Mailing List
À défaut d'être marqué comme Mailing List, il ne sera pas possible de faire référence à ce groupe pour transmettre un envoi massif.
Identifiez la liste des destinataires
Accédez au groupe que vous voulez rejoindre pour vous assurer qu'il rejoigne les bons contacts. S'il liste des organismes, mais que vous voudriez plutôt rejoindre leur représentants, référez-vous à au chapître Relier des listes afin de rejoindre ses contacts liés.
Vos destinataires ont des droits
Notons que les communications promotionnelles, comme les infolettres, sont soumises à la loi la Loi C-28 anti-pourriels. Les destinataires doivent avoir préalablement accepté de recevoir ce type de communications avant de faire parti d'un tel groupe de destinataires. Même si certains mécanismes permettent de confirmer l'abonnement à un groupe par un contact, rien n'empêche l'administrateur d'un site d'outrepasser cette loi.
Prévoyez un groupe pour les tests
Identifier les contacts à exclure
Retrouvez les contacts à exclure automatiquement
Seuls les membres actifs des groupes choisis seront listés comme destinataires pour un envoi massif; les membres retirés et supprimés d'un groupe seront de facto exclus. De plus, CiviCRM éliminera systématiquement les contacts qui ne devraient pas être rejoint, soit :
- Ceux dont l'adresse courriel est suspendue
- Ceux qui ont coché la case intitulée Ne pas envoyer de courriel dans leurs préférences de communications
- Ceux qui ont coché la case intitulée Pas d’envoi massif dans leurs préférences de communications
Précisez les destinataires à exclure
Afin d'exclure explicitement certains contacts lors d'un envoi massif, il est possible de définir un ou plusieurs groupes qui serviront à cette fin.
Soyez prêts à recevoir les désabonnements
Les liens de désabonnement produits par les communications massives sont conçus pour désinscrire les personnes qui ne veulent plus recevoir de communications. Lorsqu'un abonné clique sur ce lien, il est immédiatement retiré du groupe ayant servi à le rejoindre.
S'il y a plus d'un groupe de destinataires pour un envoi ou que plusieurs groupes distincts servent à rejoindre les mêmes contacts, on recommande de prévoir un groupe de désabonnement pour tenir compte des désinscriptions pour l'ensemble de ces groupes.