Ajouter des relations
Les contacts d'une base de données sont liés les uns aux autres selon le rôle qu'ils jouent entre eux. Ce chapître explique comment gérer ces relations.
Visualiser les relations entre les contacts
Les relations périmées ne sont pas listées parmi les relations actuelles
Certaines relations peuvent être inactives ou terminées (leur date de fin se situe dans le passé). Elles seront alors ignorées dans le décompte des relations, puis reportées plus bas sur la page, sous le titre Relations inactives.
Pour en savoir plus sur le statut d'une relation, consulter la section Déterminez le statut et la date d'une relation en annexe.
Lier les individus aux organismes qu'ils représentent
La relation d'employé-employeur est la relation principale qui sert à lier les individus aux organismes qu'ils représentent. La définition exacte d'employeur peut ainsi varier selon l'usage qu'on en fait.
Par exemple :
Le Collectif des coopératives solidaires unies fait usage de la relation employé-employeur pour associer divers individus à la coopérative dont ils font partie, qu'il s'agisse de membres travailleurs ou non.
Associez les individus à l'organisme qui les représente par des relations d'employé-employeur
La plupart des contacts individuels sont associés à un organisme principal qu'ils représentent ou qui les emploie. Dans CiviCRM, l'employeur d'un contact possède sa propre fiche. Elle est liée à l'individu par une relation d'employé-employeur.
Par exemple :
La directrice des communications de l'OAOSEQ, Mme Emma Graan, est représentée par une relation entre deux contacts :
- Un contact individuel : Mme Emma Graan, dont le titre est «Directrice des communications»
- Un employeur : Office des abbréviations des organismes sociaux enregistrés au Québec [L'] (OAOSEQ)
Ces deux contacts sont liés par une relation d'employé-employeur.
Les individus ne sont pas restreints à qu'un seul employeur
Les fiches et les formulaires qui servent à modifier les individus peuvent lier ces contacts qu'à un seul employeur actuel. Pour associer un individu à plus d'un employeur, il faut se rendre sur l'onglet Relations d'un des contacts impliqués et appuyer sur le bouton Ajouter une relation.
Ajouter d'autres types de relations
Chaque GRC est configuré avec son propre lot de relations pertinentes.
Exemple :
Les organismes membres du Réseau des organismes écologiques avec un logo vert possèdent deux contacts principaux :
- La Direction générale relie un organisme vert à sa directrice ou son directeur général
- Son Contact administratif est la personne qui a été mise en charge de garder à jour son adhésion et répondre à d'autres requêtes administratives
Chacune des relations joue un rôle particulier. Elles nous permettent de faire référence au bon contact selon la situation. Dans notre exemple, on ne fera appel à la direction générale que dans les cas exceptionnels et au contact administratif la plupart du temps. Chez certains organismes, il pourrait s'agir de la même personne.
L'ensemble des relations disponibles sur un site sont listés sous le menu Administrer → Personnaliser les données et écrans → Types de relation.
Les contacts ne sont pas restreint qu'à un seul rôle
Il est tout à fait possible d'avoir plusieurs relations entre les mêmes personnes.
Par exemple :
La Directrice Générale du Centre d'information en solutions pharmaceutiques peut aussi être son contact principal.
Détailler une relation
Consulter l'annexe Formulaire de relation pour une explication détaillée du formulaire.