Regrouper des contacts
Dans CiviCRM, les groupes sont des listes de contacts qui servent à :
- Accéder rapidement à des sélections de contacts
- Effectuer des envois ciblés ou d'autres opérations massives sur des contacts choisis
- Composer des recherches plus complexes (niveau avancé)
- Attribuer des niveaux de permission supérieurs à certains utilisateurs (niveau avancé)
On peut obtenir la liste des groupes disponibles sous le menu Contacts → Gestion des groupes.
Déclarer un nouveau groupe
Déterminez si vos contacts seront rassemblés sous un groupe statique ou dynamique
Il existe deux façons de rassembler des contacts sur une même liste :
- La manière explicite consiste à sélectionner une série de contacts et de les placer sous un même groupe. On parlera alors de groupe statique.
- La manière automatique consiste à sauvegarder une recherche de contacts sous forme de groupe dynamique.
Tandis que les groupes statiques offrent plus de flexibilité, les groupes dynamiques sont souvent plus fiables et faciles à maintenir, puisqu'ils sont mis à jour continuellement à partir de paramètres de recherches précis et des caractéristiques de chaque contact.
Exemple de groupe statique :
La Société protectrice des limaces à trottoir (SPLAT) émet une infolettre mensuelle intitulée «Fais attention où tu marches!» Toute personne intéressée à recevoir ce bulletin peut s'inscrire ou se désabonner à tout moment à partir d'un lien ou d'un formulaire.
Un groupe statique intitulé tout simplement «Infolettre» sert à conserver liste des inscrits. Tous ses membres sont inscrits de manière explicite.
Exemple de groupe dynamique :
Les nombreux membres de la SPLAT contribuent à leur adhésion sur une base annuelle. Les administrateurs de l'organisme doivent fréquemment se référer à une liste des membres actifs pour soliciter leur vote sur diverses questions d'éthique.
Un groupe dynamique intitulé «Membres actifs» compile une liste à jour des membres dont l'adhésion est cours. Les nouveaux membres sont immédiatement ajoutés à la liste et les anciens membres y sont automatiquement retirés suite à une période de grâce. La présence des membres sur cette liste est déterminée automatiquement à partir des critères d'une recherche enregistrée.
À moins que vous deviez contrôler individuellement l'appartenance de chaque membre à chaque groupe, il est habituellement recommandé de favoriser les groupes dynamiques avant les groupes statiques, lorsque c'est possible.
Gérer un groupe dynamique
Les groupes dynamiques sont des listes qui sont automatiquement gardées à jour. Elles sont essentiellement des recherches enregistrées. Référez-vous à Sauvegarder une recherche de contacts pour savoir comment les gérer.
L'appartenance d'un contact à un groupe dynamique est reflétée dans l'onglet Groupes de sa fiche, sous la section intitulée Groupe dynamique.
Méfiez-vous d'ajouter des membres explicites à des groupes dynamiques!
Même si les membres d'un groupe dynamique sont calculés à partir de critères de recherche, il est aussi possible d'y ajouter explicitement des membres à la manière d'un groupe statique. Dans ce cas, les membres explicites d'un groupe auront précédence sur ses membres calculés. En d'autres mots, si vous ajoutez un contact de manière explicite à un groupe dynamique, celui-là continuera d'en faire partie, comme s'il s'agissait d'un groupe statique, même si les critères de la recherche associée au groupe ne sont plus satisfaits.
Gérer un groupe statique
Ajoutez un groupe statique
Sous le menu Contacts → Nouveau groupe.
- Déterminez le Nom du groupe. Choisissez un nom significatif.
- Précisez au champ Description l'usage que vous comptez faire de ce groupe. Cela aidera votre équipe à bien retracer vos intentions.
- Cochez la case Mailing List pour rendre ce groupe accessible aux envois ciblés.
- Cliquez sur Continuer.
Modifiez l'appartenance d'un seul contact à un groupe
Rendez vous sous l'onglet Groupes d'une fiche contact pour gérer l'appartenance d'un contact aux groupes.
Pour ajouter un contact à un groupe :
- Sélectionez le nom du groupe dans la boîte de définement nommée + Ajouter à un groupe
- Appuyez sur le bouton Ajouter
La liste des groupes auxquels est associé un contact est affichée sous une section nommée Groupes statiques de son onglet Groupes.
Les liens Retirer et Supprimer servent à dissocier le contact d'un groupe :
- Retirer un contact d'un groupe revient à indiquer de manière explicite que le contact ne fait plus partie du groupe. On conservera alors la date d'inscription et de désabonnement du contact auprès du groupe.
- Supprimer revient à éliminer toute association entre le contact et le groupe. Aucun historique n'est conservé.
En temps normal, on préfère retirer un contact d'un groupe, puisque cela nous permettrait d'obtenir un historique de ses anciens membres et de les réintégrer par un simple clic.
Modifiez l'appartenance de plusieurs contacts à un groupe
Suite à une recherche de contacts, deux actions sont possibles :
- Groupe - ajouter des contacts : tous les contacts sélectionnés seront ajoutés explicitement au groupe
- Groupe - retirer les contacts : tous les contacts sélectionnés seront retranchés du groupe. Ils ne seront pas supprimés, mais bien retirés.
Importez des contacts vers un groupe
Référez-vous au chapître Importer des contacts pour assigner massivement une liste de contact à un groupe donné.
Organiser ses groupes
Les groupes qui sont listés sur la page de gestion des groupes peuvent être organisés de manière hiérarchique.
Avantages :
- Permet d'organiser les groupes pour mieux les naviguer
- Le groupe mère hérite des contacts de ses enfants en plus des siens
Inconvénients :
- Une pénalité de performance est envisageable, puisque les groupes parents doivent être continuellement recalculés
- Un groupe ne peut pas faire partie de plus d'un parent
- Il n'est pas possible de soustraire des contacts d'un groupe
- Les contacts d'un groupe dynamique pourraient ne pas être propagés jusqu'à leur parent -- pour cette raison, il peut être préférable de ne hiérarchiser que les groupes statiques et de faire appel à une recherche Inclure/Exclure pour combiner des groupes dynamiques
Modifiez la hiérarchie de vos groupes
Éditez les réglages de votre groupe pour définir son parent afin que ce dernier hérite de ses contacts.
Le groupe parent illustré ici combine l'ensemble des contacts compris dans ses groupes enfant.
Produire des groupes complexes
Il arrive que la simple assignation de contacts à un groupe ou qu'une sauvegarde de recherches de base soit insuffisante pour bien cibler les contacts désirés. Les recherches personnalisées mentionnées ici ont été conçues pour faire tomber cette restriction.
Combinez des listes
La recherche Inclure/Exclure vous permettra de combiner groupes existant, statiques ou dynamiques.
Exemple :
Le comité d'administration de la SPLAT invite régulièrement un groupe sélect de contributeurs à divers évènements promotionnels. Cette liste de diffusion devrait inclure :
- Les abonnés de l'infolettre (groupe statique)
- Les membres actifs de l'organisme (groupe dynamique)
- Une sélection de contacts VIP.
Elle devrait aussi exclure les partis qui refusent de participer à ce type d'événement. Ces derniers sont étiquetés avec la mention «Aucune participation».
La recherche Inclure/Exclure serait en mesure de produire une nouvelle liste qui combinerait les différentes listes de contacts tout en y retranchant les partis qui ne sont pas intéressés à participer.
Reliez des listes
La recherche de contact liés vous permettra de produire des listes de contact liés à d'autres contacts.
Concevez une nouvelle recherche programmée
Lorsque aucune des solutions proposées est satisfaisante, une recherche programmée peut toujours étendre le domaine du possible. Veuillez contacter votre fournisseur pour clarifier vos besoins et obtenir un estimé.